Otázka: Doklady v účetnictví
Předmět: Účetnictví
Přidal(a): Lenka
DOKLADY V ÚČETNICTVÍ – druhy účetních dokladů a jejich význam v účetnictví, náležitosti, význam povinných náležitostí daňových dokladů, oběh dokladů, opravy, archivace
-Zákon o účetnictví ukládá povinnost účtovat na základě účetních dokladů (tyto doklady musí obsahovat předepsané náležitosti)
-Účetní doklad je průkazný účetní záznam, v němž se zachycuje a ověřuje hospodářská nebo účetní operace
členění účetních dokladů:
a) Podle druhů:
- Faktura vystavená (Vfa) – vyúčtování provedené dodávky zboží, výrobků nebo služeb, na základě kterého účetní jednotce vzniká vůči odběrateli pohledávka.
- Faktura přijatá (Pfa) – vyúčtování od dodavatele (např.za nákup materiálu, zboží, služeb), na základě kterého vzniká účtní jednotce závazek.
- Příjmový pokladní doklad (PPD) – používá se u plateb za hotové
– vyhotovují se 2x (originál se předává zákazníkovi a kopii si ponechává příjemce peněz
- Výdajový pokladní doklad (VPD) – obsahují podobné položky jako příjmový pokladní doklad, na jejich základě se účtují výdaje hotovosti
- Výpis z bankovního účtu (VBÚ) – bezhotovostní platby, informují účetní jednotku o stavu a pohybu peněz na bankovním účtu
- Vnitřní účetní doklady (VÚD) – slouží pro zaúčtování hospodářských operací uvnitř podniku
-příjemka – příjem zásob materiálu, zboží na sklad
-výdejka – výdej zásob materiálu ze skladu do výroby , výdej zboží ze skladu
–zúčtovací listina mezd – pro zaúčtování mezd zaměstnanců apod.
–odpisy
- Evidence dlouhodobého majetku – protokol o převzetí do užívání
b) podle počtu dokumentovaných účetních případů
- jednotlivé (dokumentují jednu hospodářskou operaci)
- sběrné, které shrnují více jednotlivých účetních dokladů (např. Nákup náplně do tiskárny za 400,- a nákup kalkulačky za 200,- tak na tyto výdaje lze vyhotovit jeden sběrný výdajový pokladní doklad na částku 600,-)
c) podle obsahu
- vnější (externí) – mají vztah k okolí podniku. Veškeré doklady, kdy účastníkem účetního případu je někdo z okolí účetní jednotky (např. Vfa, Pfa, VBÚ-banka)
- vnitřní (interní) – mají vztah k účetním případům, které se uskutečnily pouze uvnitř podniku (např. příjemka, výdejka, zúčtovací listina mezd)
Náležitosti účetních dokladů:
a) označení účetního dokladu – nejsou stanovena pravidla pro označování účetních dokladů
-můžeme je označovat např. Pfa 1, Pfa 2 , PPD 1, PPD 2 …atd.
b) popis obsahu účetního případu a označení jeho účastníků
- označení účastníků- obchodní jméno a sídlo PO (dle OR)
-příjmení, jméno a místo podnikání FO (dle ŽL)
- popis obsahu účetního případu – př. Za nákup materiálu, za poskytnutí poradentských služeb apod.
c)peněžní částku nebo údaje o ceně
–6 000 Kč nebo 50 ks publikací Účetnictví po 120 Kč apod.
d)okamžik vyhotovení účetního dokladu
-zpravidla se jako okamžik vyhotovení uvádí datum, tj.časový údaj s přesností na dny
-jedná se o okamžik (datum), kdy je účetní doklad fyzicky vytvořen-může být shodný s
okamžikem uskutečnění účetního případu
e)okamžik uskutečnění účetního případu (není-li shodný s okamžikem vyhotovení)
-jedná se např.o den, ve kterém dojde ke splnění dodávky, platbě závazku, inkasu pohledávky,
zjištění maka či přebytku apod.
f)podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za jeho zaúčtování
-os.odpovědná za účetní případ – stvrzuje obsah účetního případu (např.VPD-podpis pokladníka)
-os.odpovědná za zaúčtování úč.případu – stvrzuje provedení účetního zápisu v účetních knihách
Opravy v účetních dokladech:
-nesmějí vést k neúplnosti, neprůkaznosti a nesprávnosti účetnictví
-opravy účetních dokladů lze provádět tímto způsobem:
- a) vyznačíme opravu přímo na opravovaný (původní) doklad (tzv.bezdokladový způsob)
- b) k chybnému (původnímu) dokladu vystavíme nový opravný účetní doklad (tzv.dokladový způsob)
a) zásady opravování účetních dokladů bezdokladovým způsobem:
-chybný údaj (částka, text) na účetním dokladu se slabě přeškrtne tak, aby i nadále zůstal čitelný (chybný údaj nesmíme v žádném případě upravit tak, že se stane nečitelný např.přepisováním, přelepením, chemickým odstraňováním apod.
-na původní údaj (vedle, případně na jiné volné místo) na dokladu se uvede údaj správný
-k opravovanému zápisu je nutné z hlediska průkaznosti napsat datum o provedení opravy a podpis pracovníka, který opravu provedl
b) zásady opravování účetních dokladů dokladovým způsobem:
-na původním i opravném účetním dokladu je nutné uvést vzájemné odkazy, tzv.na opravném dokladu vyznačit číslo opravovaného dokladu a naopak
-složitější, nezvyklé opravy doplnit vysvětlujícím komentářem s uvedením důvodu opravy
Oběh účetních dokladů a postup při jejich zpracování
Postup oběhu dokladů lze znázornit takto:
Přezkoušení správnosti → Příprava k zaúčtování → Zaúčtování → Úschova (archivace) → Skartace
1)Přezkoušení správnosti
–např.zda faktura za nákup zboží odpovídá skutečně dodanému množství, druhu, jakosti, ceně
2)Příprava k zaúčtování
- třídění dokladů – je rozdělení dokladů podle stanoveného hlediska, zpravidla podle druhu ( bankovní výpisy, faktury došlé, faktrury vystavené)
- označování dokladů – přidělení abecedně číselného označení
- evidence – zápis dokladů do pomocných účetních knih (knihy faktur, pokladní knihy…)
- určení účtovacího předpisu
3)Zaúčtování dokladů
-účetní zápisy se provádějí v účetních knihách
4)Úschovna (archivace) dokladů
–založení do pořadačů (šanonů)
-účetní doklady jsou důležitým průkazním materiálem, a proto musí být pečlivě uschovány, aby je bylo možno použít při kontrole a při objasnění později vzniklých nesrovnalostí
-podnikatel je povinen uschovat veškeré účetní písemnosti po dobu stanovenou uschovávacími lhůtami podle zákona o účetnictví
- účetní výkazy 10 let
- účetní doklady a účetní knihy 5 let
- mzdové doklad 20-30 let
5)Skartace
