Doklady v účetnictví – druhy, význam, náležitosti, opravy a archivace

 

Otázka: Doklady v účetnictví

Předmět: Účetnictví

Přidal(a): Lenka

 

DOKLADY V ÚČETNICTVÍ – druhy účetních dokladů a jejich význam v účetnictví, náležitosti, význam povinných náležitostí daňových dokladů, oběh dokladů, opravy, archivace

-Zákon o účetnictví  ukládá povinnost účtovat na základě účetních dokladů (tyto doklady musí obsahovat předepsané náležitosti)

-Účetní doklad je průkazný účetní záznam, v němž se zachycuje a ověřuje hospodářská nebo účetní operace

 

členění účetních dokladů:

a) Podle druhů:

  • Faktura vystavená (Vfa) – vyúčtování provedené dodávky zboží, výrobků nebo služeb, na základě kterého účetní jednotce vzniká vůči odběrateli pohledávka.
  • Faktura přijatá (Pfa) – vyúčtování od dodavatele (např.za nákup materiálu, zboží, služeb), na základě kterého vzniká účtní jednotce závazek.
  • Příjmový pokladní doklad (PPD) – používá se u plateb za hotové

– vyhotovují se 2x (originál se předává zákazníkovi a kopii si ponechává příjemce peněz

  • Výdajový pokladní doklad (VPD) – obsahují podobné položky jako příjmový pokladní doklad, na jejich základě se účtují výdaje hotovosti
  • Výpis z bankovního účtu (VBÚ) – bezhotovostní platby, informují účetní jednotku o stavu a pohybu peněz na bankovním účtu
  • Vnitřní účetní doklady (VÚD) – slouží pro zaúčtování hospodářských operací uvnitř podniku

-příjemka – příjem zásob materiálu, zboží na sklad

-výdejka – výdej zásob materiálu ze skladu do výroby , výdej zboží ze skladu

zúčtovací listina mezd – pro zaúčtování mezd zaměstnanců apod.

odpisy

  • Evidence dlouhodobého majetku – protokol o převzetí do užívání

 

b) podle počtu dokumentovaných účetních případů

  • jednotlivé (dokumentují jednu hospodářskou operaci)
  • sběrné, které shrnují více jednotlivých účetních dokladů (např. Nákup náplně do tiskárny za 400,- a nákup kalkulačky za 200,- tak na tyto výdaje lze vyhotovit jeden sběrný výdajový pokladní doklad na částku 600,-)

 

c) podle obsahu

  • vnější (externí) – mají vztah k okolí podniku. Veškeré doklady, kdy účastníkem účetního případu je někdo z okolí účetní jednotky (např. Vfa, Pfa, VBÚ-banka)
  • vnitřní (interní) – mají vztah k účetním případům, které se uskutečnily pouze uvnitř podniku (např. příjemka, výdejka, zúčtovací listina mezd)

 

Náležitosti účetních dokladů:

a) označení účetního dokladu – nejsou stanovena pravidla pro označování účetních dokladů

-můžeme je označovat např. Pfa 1, Pfa 2 , PPD 1, PPD 2 …atd.

b) popis obsahu účetního případu a označení jeho účastníků

  • označení účastníků- obchodní jméno a sídlo PO (dle OR)

-příjmení, jméno a místo podnikání FO (dle ŽL)

  • popis obsahu účetního případu – př. Za nákup materiálu, za poskytnutí poradentských služeb apod.

c)peněžní částku nebo údaje o ceně

        –6 000 Kč nebo 50 ks publikací Účetnictví po 120 Kč apod.

d)okamžik vyhotovení účetního dokladu

-zpravidla se jako okamžik vyhotovení uvádí datum, tj.časový údaj s přesností na dny

-jedná se o okamžik (datum), kdy je účetní doklad fyzicky vytvořen-může být shodný s

okamžikem uskutečnění účetního případu

e)okamžik uskutečnění účetního případu (není-li shodný s okamžikem vyhotovení)

-jedná se např.o den, ve kterém dojde ke splnění dodávky, platbě závazku, inkasu pohledávky,

zjištění maka či přebytku apod.

f)podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za jeho zaúčtování

     -os.odpovědná za účetní případ – stvrzuje obsah účetního případu (např.VPD-podpis pokladníka)

-os.odpovědná za zaúčtování úč.případu – stvrzuje provedení účetního zápisu v účetních knihách

 

Opravy v účetních dokladech:

-nesmějí vést k neúplnosti, neprůkaznosti a nesprávnosti účetnictví

-opravy účetních dokladů lze provádět tímto způsobem:

  • a) vyznačíme opravu přímo na opravovaný (původní) doklad (tzv.bezdokladový způsob)
  • b) k chybnému (původnímu) dokladu vystavíme nový opravný účetní doklad (tzv.dokladový způsob)

 

a) zásady opravování účetních dokladů bezdokladovým způsobem:

-chybný údaj (částka, text) na účetním dokladu se slabě přeškrtne tak, aby i nadále zůstal čitelný (chybný údaj nesmíme v žádném případě upravit tak, že se stane nečitelný např.přepisováním, přelepením, chemickým odstraňováním apod.

-na původní údaj (vedle, případně na jiné volné místo) na dokladu se uvede údaj správný

-k opravovanému zápisu je nutné z hlediska průkaznosti napsat datum o provedení opravy a podpis pracovníka, který opravu provedl

 

b) zásady opravování účetních dokladů dokladovým způsobem:

-na původním i opravném účetním dokladu je nutné uvést vzájemné odkazy, tzv.na opravném dokladu vyznačit číslo opravovaného dokladu a naopak

-složitější, nezvyklé opravy doplnit vysvětlujícím komentářem s uvedením důvodu opravy

 

Oběh účetních dokladů a postup při jejich zpracování

Postup oběhu dokladů lze znázornit takto:

Přezkoušení správnosti → Příprava k zaúčtování → Zaúčtování → Úschova (archivace) → Skartace

 

1)Přezkoušení správnosti

 –např.zda faktura za nákup zboží odpovídá skutečně dodanému množství, druhu, jakosti, ceně

 

2)Příprava k zaúčtování

  • třídění dokladů – je rozdělení dokladů podle stanoveného hlediska, zpravidla podle druhu ( bankovní výpisy, faktury došlé, faktrury vystavené)
  • označování dokladů – přidělení abecedně číselného označení
  • evidence – zápis dokladů do pomocných účetních knih (knihy faktur, pokladní knihy…)
  • určení účtovacího předpisu

 

3)Zaúčtování dokladů

-účetní zápisy se provádějí v účetních knihách

 

4)Úschovna (archivace) dokladů

založení do pořadačů (šanonů)

-účetní doklady jsou důležitým průkazním materiálem, a proto musí být pečlivě uschovány, aby je bylo možno použít při kontrole a při objasnění později vzniklých nesrovnalostí

-podnikatel je povinen uschovat veškeré účetní písemnosti po dobu stanovenou uschovávacími lhůtami podle zákona o účetnictví

  • účetní výkazy 10 let
  • účetní doklady a účetní knihy 5 let
  • mzdové doklad 20-30 let

 

5)Skartace






—————————————————————————

 Stáhnout práci v PDF  Upozornit na chybu

 Učebnice k maturitě  Maturitní kurzy

 Učebnice k VŠ přijímačkám  Kurzy na přijímačky

—————————————————————————

Další podobné materiály na webu: