Kongresový a incentivní cestovní ruch

Otázka: Kongresový a incentivní cestovní ruch

Předmět: Cestovní ruch a průvodcovství

Přidal(a): Kristýna Koutníková

význam a klasifikace kongresového cestovního ruchu, organizování kongresového cestovního ruchu
místopis kongresového cestovního ruchu

Kongresový cestovní ruch

význam kongresového cestovního ruchu

kongresová turistika je specializovaná forma cestovního ruchu, která zahrnuje soubor činností – zaměřených na výměnu vědeckých a odborných poznatků a zkušeností – spojených s cestováním a pobytem lidí v kongresovém místě
zároveň jde i o nabídku doprovodných programů v rámci kongresu nebo v rámci využití volného času v kongresovém místě
širší definicí je potom: ´´kongresová průmysl´´ (Meeting industry) zahrnuje organizování kongresů, konferencí, seminářů, výstav a veletrhů, ale též incentivní turistiku
jde o formu cestovního ruchu, která není provozována ve volném čase účastníka cestovního ruchu (je placeno firmou), ale bývá impulzem pro navštívení i ve volném čase
kongresová turistika je specifickou formou cestovního ruch, kde hlavním motivem účasti je předávání nových poznatků, navázání obchodních kontaktů, nalezení řešení problémů v daném oboru nebo setkání s odborníky v dané oblasti
tato forma turistiky má řadu specifických rysů, které vycházejí z její podstaty, jako:
vysoká úroveň a komplexnost služeb (4* a 5* hotely)
odborný charakter akcí
společenské a representativní aspekty akcí – plesy, večírky, charitativní akce, …
ekonomická výhodnost
zavedení jiné sezónnosti než při standardní programaci (vyplňování mimosezón, protože je v pracovní době)
akce kongresové turistiky jsou realizovány v ubytovacích zařízeních nejvyšší kategorie a jejich součástí je celý komplex turistických služeb (ubytovací, stravovací, doprava výlety, kulturní a společenské akce a další)
ekonomické efekty akcí kongresové turistiky dokumentuje skutečnost, že na jednotlivé komponenty balíků služeb jsou v této komoditě vydávány nejvyšší částky
významné akce kongresové turistiky též výrazně přispívají k propagaci politických a ekonomických zájmů města a státu a posilují jejich prestiž a postavení

klasifikace kongresového cestovního ruchu (členění kongresových akcí)

kongres

je formální setkání zpravidla většího množství lidí určitého odborného zaměření, jehož obsahem jsou přednášky, formální a neformální diskuze, konzultace
výsledky kongresu mají teoretický, vědecký, politický nebo společenský význam
základními znaky kongresu jsou:
minimální počet účastníků 300
zastoupení zahraničních účastníků min. 40%
minimální doba konání 3 dny
minimální počet účastnických států 5

konference

jsou menší akce (max. 300 účastníků), které zpravidla řeší konkrétní téma
hlavními body jsou diskuze, hledání faktů a konzultace
jsou zpravidla kratší než kongresy (trvají max. 3 dny)
průběh a výsledky jednání bývají obvykle obsaženy v závěrech protokolu nebo usnesení

sympozium

setkání úzce specializovaných odborníků, kteří jsou vedeni snahou najít řešení pro konkrétní problém nebo skupinu problémů
charakteristickým znakem je monotematičnost

kolokvium

je setkání osob zpravidla z akademického prostředí, jehož cílem je odborná výměna názorů a zjištění společenských zájmů
má tematický a pracovní charakter
je organizováno nepravidelně.

seminář

setkání nebo série setkání zaměřené na seznámení s aktuálními problémy a úkoly
ty jsou předmětem praktické nebo teoretické činnosti účastníků

výstavy, veletrhy, workshopy

progresivní skupinou produktů a formami výměny informací i vzájemných obchodních vztahů jsou potom výstavy a veletrhy, komerční prezentace a pracovní setkání tzv. workshopy.

incentivní akce

relativně novým fenoménem na trhu kongresové turistiky jsou akce incentivní turistiky, ty jsou originálně chápány jako motivace a ocenění zaměstnanců, obchodních partnerů a klientů

klasifikace kongresových služeb

kongresové služby členíme na:
služby související s jednáním, které zahrnují:
zabezpečení a přípravu jednacích prostor
zpracování a tisk kongresových materiálů
propagaci a poskytování informací o kongresu
organizační služby před zahájením a v průběhu akce
tlumočnické a překladatelské služby
služby související s pobytem účastníků, které zahrnují:
ubytování účastníků akce a osob, které je doprovázejí
stravování účastníků a jejich doprovodu
přepravu účastníků při příjezdu a odjezdu do a z místa konání kongresu
ostatní služby, mezi které patří:
recepční služba během konání akce
služby průvodců, hostesek
směnárenské služby
společenské programy
doprovodné akce

podmínky pro kongresovou turistiku

image destinace
pozitivní image je jedním z předpokladů pro úspěšnou kongresovou destinaci a zahrnuje celý komplex politických, ekonomických, kulturních, společenských a bezpečnostních faktorů
negativní image potom prakticky vyřazuje destinaci ze soutěže o pořádání významných mezinárodních kongresových akcí
image destinace je možno hodnotit ve dvou rovinách:
- dlouhodobá image – k faktorům tvořícím dlouhodobě pozitivní image patří politická stabilita a ekonomická vyspělost země, její kulturní a historické tradice, vysoká úroveň poskytovaných služeb a opakovaná organizace významných a mimořádných politických, profesních, kulturních, sportovních a dalších akcí.
- sezónní image – kladné sezónní image se vytváří zpravidla po úspěšné realizaci jednotlivé mimořádně významné politické, profesní, kulturní anebo sportovní akci, k takovým patří například organizace a pořádání Světových výstav, Olympijských her, Mistrovství světa v populárních sportech, atd., negativní image mohou vyvolat některé mimořádné události jako války a teroristické akce, živelné a ekologické katastrofy, atd.
kongresová města
na image destinace navazují a významnou roli při realizaci kongresových akcí hrají rovněž města, v nichž se tyto akce konají, pro jejich kategorizaci existuje řadu kritérií
místo konání kongresu
kongresové služby vyžadují specifické podmínky pro svoji realizaci a místa jejich konání lze rozdělit do několika kategorií:
kongresová centra – jsou specializovaným místem pořádání kongresů a jsou určena zpravidla pro pořádání velkých akcí, jsou budována a vybavována technologiemi tak, aby zajistila vysoké technické podmínky a maximální komfort pro účastníky kongresů, velikost kongresových center vychází z potřeb a ambicí lokality a velikosti potencionálního trhu
hotely – hotely jako místo pořádání kongresů se liší od kongresových center zejména velikostí konferenčních prostor, jsou zpravidla vhodné pro pořádání středně velkých a menších akcí, kongresový hotel má určité odlišnosti od běžných hotelů, jako místo konání kongresových akcí nabízejí hotely komfort konání pracovních aktivit spolu s ubytováním a stravováním, dále velmi efektivně řeší problémy spojené s dopravou účastníků z místa ubytování do pracovních prostor
vysoké školy a univerzity – vysoké školy jako místo konání kongresů disponují zpravidla vhodnými konferenčními prostory spojenými s pedagogickým a vědeckým zázemím a dále propůjčují kongresu akademické renomé, určitou nevýhodou je dostupnost kongresových místností v potřebných časových obdobích a zpravidla neexistující ubytovací zázemí
specifická místa konání – jedná se o prostory a interiéry, které zpravidla slouží jiným účelům a pro kongresové akce jsou používány spíše výjimečně, konání kongresu nebo jeho části v takových prostorech má za cíl navodit potřebnou atmosféru anebo využít místa a jeho symboliky pro zvýraznění akce jako celku nebo jejich jednotlivých prvků, ve specifických místech konání nelze vždy zajistit absolutně dokonalé technické nebo dopravní podmínky pro akci, prestiž a výjimečnost specifického místa však převyšuje vliv ostatních okolností, a proto lze konání v těchto místech označit v řadě případů za motivující, jako příklad pro specifická místa konání v Praze může sloužit – Pražský hrad, Obecní dům, Výstaviště Praha, atd.
ubytování
hotely v potřebné kvalitě a množství jsou dalším z kritérií při posuzování kongresové destinace a kongresového města, ty jsou využívány k ubytování účastníků kongresu anebo plní současně i funkce místa konání akce
velmi podstatným faktorem je i umístění hotelů a dalších ubytovacích zařízení ve vztahu k místu konání a jeho dopravní dostupnost
důraz na kvalitu je jedním z hlavních požadavků na ubytování
dopravní dostupnost
druhotným motivem účasti na kongresové turistice je poznání města a nejbližšího regionu, kde se akce koná, součásti programu proto bývají společenské akce a místní výlety, proto je důležitá dopravní dostupnost, pro rychlou a snadnou přepravu účastníků kongresu
doprovodné akce
doprovodné akce je možno členit do následujících skupin:
společenské večery (společné, firemní, individuální)
kulturní akce (společné, firemní, individuální)
program pro doprovázející osoby
programy před a po kongresové akce

organizování kongresových akcí

plánování akcí

objednavatel kongresové akce – výrobní, obchodní, vzdělávací nebo jiný subjekt – rozhoduje na základě svých koncepcí, plánů a záměrů o věcném obsahu akce, o počtu a struktuře účastníků, termínu a délce trvání a konečně o místu jejího konání
plánování akce zpravidla řídí a koordinuje přípravný resp. pracovní výbor, pokud takovýto orgán nevzniká potom jeho funkci plní vedení resp. vedoucí pracovník objednavatele kongresové akce
plánování akce zahrnuje zásadní rozhodnutí o rozpočtu akce a jeho finančním zajištění
součástí plánování je i rozhodnutí o spolupráci se specializovanou firmou PCO, CTA a její výběr

příprava akce

přípravná fáze akce patří ke klíčovým fázím celého procesu, neboť zde se rozhoduje o zásadních organizačních, logistických a marketingových otázkách
tato fáze zpravidla zahrnuje:
přípravu odborného programu a zpracování časového plánu akce
určení místa akce a výběr prostor pro jednání
zabezpečení dopravních, ubytovacích a stravovacích služeb
návrhy doprovodných akcí a programů
přípravu a vytištění materiálů
propagaci
podstatnou součástí přípravné fáze je i zpracování cenových kalkulací a dalších finančních rozvah
jednotlivými body přípravy akce se zabývá na základě jasné stanovené dělby práce objednavatel akce i PCO, CTA
příkladem nejmodernější spolupráce je realizace akce tzv. ´´na klíč´´, kdy PCO zajišťuje komplexní služby včetně jejich marketingu -) řídícími faktory jsou potom objednavatelem přesně formulované cíle akce a strukturovaný rozpočet akce

realizace akce

realizaci akce plně zajišťuje PCO, CTA – ten zpravidla vytváří realizační tým, který komplexně řídí celkový průběh akce, do jeho kompetence patří registrace účastníků, ubytování, stravování, místní doprava a doprovodné programy
podstatným prvkem, který významně ovlivňuje kvalitu akce je vytvoření informačního systému a jeho funkčnost v celém průběhu kongresové akce
velmi významnou roli sehrává péče o hosty a servis hostesek a informátorů, kteří často rozhodují o konečném dojmu účastníků a jejich názoru na celkovou organizaci a atmosféru kongresové akce
obsahovou a odbornou část akce řídí pracovníci objednavatele

vyhodnocení a vyúčtování akce

vyhodnocení a vyúčtování akce je velmi podstatnou fázi celého průběhu a často rozhoduje o další spolupráci objednavatele a PCO, CTA
jeho smyslem je zhodnocení celé spolupráce a organizačního a společenského průběhu celé akce
hodnotí se ekonomické aspekty kongresové akce a vyjasňují se případné sporné nebo nedořešené otázky, operativně řešené v průběhu akce
obsahová a odborná část nebývá předmětem jednání objednavatele a PCO , CTA

místopis kongresového cestovního ruchu

evropské metropole kongresového cestovního ruchu

nejvýznamnější: Paříž, Londýn, Brusel, Hannover (největší výstaviště na světě), Miláno
dále významná: Praha, Budapešť

místa kongresové turistiky v České republice

Praha (kongresové hotely, kongresové centrum, výstaviště)
Poděbrady
zámek Nelahozeves
lázně Aurora – Třeboň
Karlovy Vary: Grandhotel Pupp, Hotel Thermal
kongresové centrum Aldis Hradec Králové
zámek Židlochovice
Brno (hotely, výstaviště)

incentivní cestovní ruch

význam incentivního cestovního ruchu

forma cestovního ruchu, která využívá turismu pro kladnou motivaci zaměstnanců k lepším pracovním výkonům nebo je odměnou
je zahrnován mezi motivačním nástrojem managementu a může mít náplň rekreační, poznávací nebo vzdělávací
je součástí kongresového cestovního ruchu

specifické vlastnosti incentivního cestovního ruchu

výhodná forma nepeněžní odměny
rodinná a společenská prestiž
výjimečnost produktu – vysoké nároky na služby a potřeba velké kreatiny a originály při tvorbě produktu
vykrývá propady mezi sezónami – vytváření tzv. minisezón

formy incentivního cestovního ruchu

zájezd za odměnu (rekreační, relaxační a rehabilitační – wellness pobyty, sportovní, poznávací, …)
vzdělávací programy

incentivní program

je jedinečná a neopakovatelná událost připravená na míru podle požadavků klienta
program zpravidla obsahuje: pracovní část, zážitkové aktivity, činnosti podporující rozvoj osobnosti a mezilidských vztahů, vzdělávání, relaxaci

využívání extrémních aktivit

výjimečný zážitek, uvolnění a překonání osobních hranic, např.: Kiteboarding (jezdec je tažen řiditelným drakem – kite s využitím boardu, lyží nebo bruslí- voda, led, sníh), Zorbing,

teambuilding

outdoorový výcvik managerů zaměřený na rozvoj komunikace a spolupráce, posílení týmového ducha nebo zdokonalení vedení týmu lidí

kategorizace incentivních cest

podle cíle: poznávací, pobytový, relaxační, vzdělávací, …
podle počtu: malá skupina (5-30 osob), velká skupina (31-50 osob)
podle délky akce: cesty bez přenocování, cesty s přenocováním (kratší: 1-3 noci, delší: 4 a více)