Obecné zásady manažera – manažerské funkce

 

Otázka: Obecné zásady manažera

Předmět: Management

Přidal(a): Tomáš Ďurica

 

Základní podmínkou úspěšného vykonávání manažerské funkce je splnění nezbytných předpokladů pro realizaci řídící činnosti na dané úrovni.

Autoritu manažera tvoří soubor předpokladů vrozených a získaných, můžeme tedy mluvit o autoritě formální a neformální.

 

Formální autorita

• autorita poziční, manažer byl do své funkce ustaven a instalován.

 

Neformální autorita

• je tvořena vlastnostmi, schopnostmi a dovednostmi. Pro které se stává vedoucí pracovník neformální autoritou v očích svých podřízených:
  • Odborná kompetence (má odborné znalosti, odborné schopnosti řídícího charakteru, apod.)
  • Morální část autority – schopnost jasně stanovovat ,, pravidla hry“ přesně je respektovat a umí držet slovo.
  • Charisma manažera – sem patří především schopnost verbální a neverbální komunikace, image osobnosti, vyváženost zaměření na vztahy a výkon v týmu.
• Všechny tyto předpoklady manažera tvoří 4 základní autority manažera a to:
  • Formální (mocenská)
  • Morální
  • Odborná
  • Charismatická

 

Získané předpoklady

• jsou získané vzděláním a výchovou – zkušenosti, znalosti, komunikace, dovednosti

 

Vrozené dovednosti

• jsou temperament, intelekt, povahové vlastnosti.

 

MANAŽERSKÉ FUNKCE

• PLÁNOVÁNÍ -> ORGANIZOVÁNÍ -> VÝBĚR A ROZMISŤOVÁNÍ PRACOVNÍKŮ ->  VEDENÍ LIDÍ -> KONTROLA
• Manažerské funkce se děli na sekvenční funkce a paralelní manažerské funkce.

 

SEKVENČNÍ FUNKCE

Plánování

• je proces stanovení cílů a nástrojů k jejich dosažení ve stanoveném čase. Plánování je manažerská aktivita zaměřená na vývoj organizace v budoucnosti, určuje, čeho a jak má být dosaženo. Jedná se o typickou manažerskou funkci, je úkolem, který manažeři řeší v procesu své řídící práce.
• Plánování předchází realizaci všech manažerských funkcí, protože zahrnuje stanovení cílů. Výsledkem této funkce je plán.

 

Jak se tvoří plán?

• Nejprve stanovíme cíle
• Vymezíme cesty k jejich dosažení
• Zvolím jinou cestu (zadní vrátka)
• Nedílnou součástí plánování by mělo být stanovení struktury a rozsahu zdrojů a určení časových dispozic – harmonogramu.

 

V organizacích bude podoba plánu odlišná, ale v zásadě by měl dát odpověď na tyto 2 otázky:

• CO? – určení cílů
• JAK? – činnosti, zdroje, termíny a odpovědnost

 

TYPY PLÁNŮ

Z hlediska časového horizontu

• Dlouhodobé
• Střednědobé
• Krátkodobé

Z hlediska úrovně rozhodovacího procesu

• Strategické plánování (dlouhodobé)
• Taktické plánování (střednědobé)
• Operativní plánování (krátkodobé)

 

STANOVENÍ CÍLŮ FIRMY

• Stanovují se napříč celou firmou a ,,doladí se“. Každý se s cíli ztotožní a měl by je považovat za vlastní.
• Střet zájmů ve firmách bývá běžnou záležitostí.

Ke sladění cílů v organizaci je vhodná metoda Řízení podle cílů ( MBO –  management  by objectives ). V čem tato metoda spočívá?

• Na úrovni TOP managementu se stanoví poslání a strategie firmy. Při stanovení těchto cílů jsou přítomni nejen TOP manažeři ale i střední management. Tím, že je střední management přítomen tvorbě cílů  – lépe je přijme za své.
• Cíle se podrobněji rozpracují pro střední management a tohoto rozpracování se účastní i nejnižší manažerská úroveň – opět tyto cíle přijme lépe za své. Nejnižší manažerská úroveň přenese tyto cíle na výkonné pracovníky do konkrétní podoby.

 

Metoda MBO je tedy založena na spoluúčasti nižších vedoucích na řízení na vyšších úrovních.

Plnění  MBO cílů se vyhodnocuje dle váhy – priority jednotlivých dílčích cílů, pracovníci jsou hmotně zainteresováni, TOP manažeři při splnění cílů pobírají velmi vysoké odměny – např. 30% své roční mzdy.

 

Při stanovení cílů je třeba dodržovat následující. Cíle by měly být SMART.

• S – Specific – konkrétní
• M-Measurable – měřitelné
• A- Attainable – dosažitelné
• R- Relevant – odpovídající
• T- Time-bound – ohraničené v čase

 

Plánuje se ve všech oborech, na všech úrovních. Plány v peněžním vyjádření se nazývají finanční plány. Plánují se i počty zaměstnanců, investice, náklady a výnosy.

 

ORGANIZOVÁNÍ

• Jedná se o mechanismus, který slouží ke koordinaci a řízení lidí ve firmě.
• je cílevědomá činnost, jejímž konečným cílem je uspořádat prvky v systému, jejich koordinaci a kontrolu tak, aby bylo dosaženo stanovených cílů. Výsledkem organizování je organizace.
• ve fázi organizování manažer potřebuje k zajištění firmy řadu činností, stanoví a uspořádá počty lidí pro tyto činnosti, stanoví role jednotlivých pracovníků – sestavuje organizační schéma společnosti, stanový počet útvarů
• základními prvky organizování jsou specializace, koordinace, vytváření útvarů, rozpětí řízení a dělby kompetencí

 

Zahrnuje:

• Definování veškerých organizačních jednotek
• Definování úkolů a vzájemných vazeb
• Definice odpovědností a stanovení kompetencí a přiřazení k organizačním jednotkám
• Stanovení předpisů ohledně struktury a postupů v organizaci

 

Druhy organizačních struktur:

Dle dělby pravomocí:

• 1/ liniová organizační struktura – tvoří ji liniové vazby, jednoznačné vazby mezi podřízenými a nadřízenými, je jen jeden odpovědný vedoucí
• 2/ funkcionální organizační struktura – vedoucí je funkčně specializován, má mnohostranné vazby a specializované kompetence. Zodpovídá za příslušnou specializovanou funkci.
• 3/ štábní organizační struktura – manažeři potřebují pro správné rozhodování své štáby – např. generální ředitel má svého vedoucího kanceláře, popř. asistenta – tito mu plánují pracovní den, ověřují informace atd., jako další příklad uvedu šéfa výroby – ten potřebuje ke své rozhodovací činnosti např. normovače, technology, disponenty – plánovače.
• 4/liniově štábní organizační struktura – typická je specializace funkčních vedoucích, je založena na vysoké odbornosti, je kombinací liniové a štábní struktury, rozhodující řídící pravomoci jsou v liniovém řízení, štáby však již nemají pouze poradenskou funkci, ale mají již své konkrétní řídící kompetence
• 5/ cílově programové struktury – historicky nejmladší, neplatí zde zásada jednoho nadřízeného, podřízený může mít několik nadřízených, využívají se při řešení náročných projektů

 

VÝBĚR A ROZMISŤOVÁNÍ PRACOVNÍKŮ

• plánování, respektive zajišťování potřeby vhodných pracovníků
• zajištění, výběr a pracovní nasazení vhodných zaměstnanců
• hodnocení práce
• zvyšování kvalifikace a rekvalifikace
• postup, sestup, převod, uvolnění zaměstnanců
• systém odměňování
• pracovní podmínky a personální zajištění

 

VEDENÍ LIDÍ

• je vytváření pak i účelné a účinné využívání schopností, dovedností a umění manažerů vést, usměrňovat, stimulovat a motivovat své spolupracovníky ke kvalitnímu a aktivnímu, tvůrčímu plnění cílů jejich práce.

 

KONTROLA

• Kontrola = kritické zhodnocení reality, proces zjišťování odchylek od plánu a cílů.
• Bez kontroly nelze řídit!!!
• Odchylka = neshoda (odchylky mohou být významné – vyžadují reakci a nevýznamné – nevyžadují reakci)

 

Fáze kontroly:

• 1/ Určení předmětu kontroly – musí být vyloučena duplicita
• 2/ Získání a výběr informací pro kontrolu – na základě primárních a sekundárních informací, primární informace jsou např. poznatky z terénu – pozorováním a sekundární – např. dokumenty, zprávy, hlášení.
• 3/ Ověření správnosti informací – ověřuje se úplnost, pravdivost, početní správnost, formální náležitosti, podpisová práva atd.
• 4/ Hodnocení kontrolovaných procesů –  jedná se o jádro kontrolních procesů, podstatou hodnocení je srovnávání s kritérii
• 5/ Závěry a návrhy nápravných opatření – reakce na kontrolní zjištění.
  • Závěry mohou být :
    • nech být – tzn. bez závad
    • proveď korigující opatření – v dílčích oblastech se vyskytují odchylky
    • přijmi nové řešení – závažné nedostatky
• 6/ Zpětná kontrola – ověření účinnosti nápravných opatření

 

Kontrola by měla prověřovat funkční systém, eliminovat problémy a mít preventivní účel.

 

Metody kontroly ve firmě mohou být:

• běžná vnitřní kontrola – provádí management či statutární orgány
• audit – interní a externí
• controlling
• automatická kontrola atd.

 

Audit = prověrka.

Externí audit

• je prováděn autorizovanými firmami, o výsledku auditu je sepsána zpráva či je výstupem osvědčení či certifikát – např. u norem ISO – tam je certifikát povinný.

 

Interní audit

• provádějí školení zaměstnanci firmy, ve velkých firmách v čele s manažerem jakosti, cílem auditu je prověřit shodu dokumentace a reality tak, aby bylo dosaženo cílů. Zaměřuje se na efektivnost využívání zdrojů, odhalování nedostatků i podvodů, na správnost dokumentace a shodu s postupy.
• Audit není žádným novým pojmem, jeho kořeny sahají až do starověku, v 15. století se např. oddělily role účetního a ověřovatele účetnictví.

 

B) Paralelní manažerské funkce

• jsou systémové chápání manažerské práce. Prostupují sekvenčními manažerskými funkcemi a analyzováním řešených problémů včetně pochopení podstaty problému a rozhodování. Řešení problému, který má více než jedno přípustné řešení realizace, resp. implementace – včetně koordinace.