Otázka: Účetní dokumentace a účetní doklady
Předmět: Účetnictví
Přidal(a): Tereza P.
- ÚČETNÍ DOKUMENTACE A JEJÍ VÝZNAM PRO ÚČETNICTVÍ
- ČLENĚNÍ A OBĚH ÚČETNÍCH DOKLADŮ
PRÁVNÍ ÚPRAVA ÚČETNÍ DOKUMENTACE A JEJÍ VÝZNAM
– zákon o účetnictví vymezuje vedení účetnictví jako soustavu účetních záznamů – záznamem se rozumí data, která jsou nositeli informací o stavu a pohybu majetku a závazků, vlastního kapitálu, o nákladech, výnosech a výsledku hospodaření
– soustava účetních záznamů zahrnuje veškeré písemnosti, které s účetnictvím souvisejí (začíná to účetním dokladem a končí výroční zprávou)
– jednotlivé účetní záznamy musí na sebe navazovat – obsah účetního záznamu musí být prokázán obsahem jiných průkazných účetních záznamů (zápisy do účetních knih na základě účetních dokladů – z toho se pak sestavuje účetní závěrka)
– mezi účetní písemnosti patří: účetní doklady, účetní knihy, účetní závěrky a výroční zprávy, vnitropodnikové směrnice
ÚČETNÍ DOKLADY – VÝZNAM
– zákon o účetnictví ukládá účtovat na základě účetních dokladů – musí to být průkazný účetní záznam s určitými povinnými náležitostmi
– může mít písemnou nebo technickou formu
– za písemnou formu se považuje účetní záznam provedený rukopisem, psacím strojem, výstupním zařízením výpočetní techniky
– za technickou formu se považuje účetní záznam provedený elektronickým způsobem, který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný
– v účetních dokladech se zaznamenávají:
a) hospodářské operace, které působí změny v majetkových složkách, závazcích, vlastním kapitálu, nákladech a výnosech účetní jednotky
– faktura přijatá, PPD, VBÚ, výdejka
b) účetní operace, které vyplývají z techniky účetních zápisů
– účetní převody při uzavírání účtů
ÚČETNÍ DOKLADY – ČLENĚNÍ
1) podle druhů
a) faktury vystavené – vyúčtování odběrateli
– sestavuje se podle konkrétní dodávky (lze nebo je nutné přiložit k faktuře výdejky, soupis provedených prací, dodací list)
b) faktury přijaté – vyúčtování od dodavatele
– na základě tohoto dokladu vzniká účetní jednotce povinnost zaplatit dodavateli za provedené práce a služby
c) příjmové pokladní doklady
– používají se u plateb za hotové, účetní jednotka vypisuje dvakrát – originál podává zákazníkovi a kopii si ponechá
d) výdajové pokladní doklady
– obsahuje podobné položky jako u PPD, na jehož základě se účtují výdaje v hotovosti
e) bankovní výpisy
– informují účetní jednotku o stavu a pohybu peněz na BÚ
f) vnitřní (interní) účetní doklady
– slouží pro zaúčtování hospodářských operací uvnitř podniku (příjemky, výdejky, výplatní listina)
2) podle počtu dokumentovaných účetních případů
a) jednotlivé – dokumentují jednu hospodářskou operaci
b) sběrné – zahrnují více jednotlivých účetních dokladů zahrnujících stejnorodé hospodářské operace do nového dokladu, aby mohly být zaúčtovány jednou položkou
– maximálně za období jednoho měsíce
3) podle místa vzniku
a) vnější (externí) – mají vztah k okolí podniku (VBÚ, faktura)
– jsou to veškeré doklady, kdy účastníkem účetního případu je někdo z okolí účetní jednotky
b) vnitřní (interní) – mají vztah k účetním případům, které se uskutečnily pouze uvnitř podniku
– příjemka či výdejka
NÁLEŽITOSTI ÚČETNÍCH DOKLADŮ
– aby mohly být průkazným prostředkem o provedených operacích, musí mít podle ZoÚ řadu náležitostí:
1) označení účetního dokladu: musí být označeny způsobem zabezpečujícím vazbu mezi jednotlivými doklady a účetními zápisy v účetních knihách
– označování dokladu je v zásadě možné dvojím způsobem:
a) v jedné číselné řadě = 1,2,3 … n (malý počet dokladů)
b) v několika číselných řadách = b1, b2
– účetní jednotky mají dále povinnost označovat účetní doklady tak, aby bylo zřejmé , že jsou kompletní (nejlépe se ověří postupným číslováním dokladů vzestupnou řadou)
2) obsah účetního případu a označení jeho účastníků
3) peněžní částku nebo údaje o ceně za měrnou jednotku a vyjádřeni množství
4) okamžik vyhotovení účetního dokladu
5) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodné s okamžikem vyhotovení účetního dokladu
6) podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za jeho účtování
a) osoba odpovědná za účetní případ – měla by garantovat věcnou správnost účetního případu (že vše proběhlo tak, jak je dáno na dokladu)
b) osoba odpovědná za účtování účetního případu – měla by přezkoušet doklad z hlediska formálního a odpovídá za to, že účetní případ je zaúčtován v souladu s účetními předpisy
OBĚH ÚČETNÍCH DOKLADŮ
– proces oběhu účetního dokladu od jeho vystavení nebo obdržení až po archivaci neprobíhá ve všech účetních jednotkách stejně – záleží zejména na organizačním uspořádání účetní jednotky
– ve větších podnicích je stanovení pravidel oběhu účetních dokladů nutné -> v takovém případě se vytváří vnitropodniková směrnice, která spočívá v zajištění plynulého pohybu dokladů v rámci účetní jednotky od okamžiku vyhotovení nebo přijetí dokladu, přes jejich ověření, zaúčtování až po archivaci
– postup oběhu dokladů:
1) přezkoušení správnosti
– jedná se o kontrolu dokladů z hlediska věcné (obsahové) a formální stránky
a) věcná stránka: ta se týká prověřením správnosti údajů na účetním dokladu a přípustnosti účetního případu, kterého se účetní doklad týká (kontrola, zda faktura za nákup zboží odpovídá skutečně dodanému množství, druhu a jakosti, zda byly účtovány smluvené ceny)
– součástí je i také početní kontrola, která má ověřit správnost výpočtů, které jsou v účetním dokladu provedeny
b) formální stránka: zaměřuje se na úplnosti náležitostí účetního dokladu
c) účetní stránka: vyčíslení a přepočítání cen
2) příprava k zaúčtování
a) třídění dokladů: jedná se o rozdělení dokladů podle stanoveného hlediska, zpravidla podle druhu (bankovní výpisy, faktury došlé a vystavené)
b) označování dokladů: přidělení určitého číselného nebo abecedně číselného označení
c) evidence: zápis dokladů do pomocných účetních knih
d) určení účtovacího předpisu: představuje stanovení účtů a jejich stran, na kterých bude doklad zaúčtován včetně uvedení peněžních částek
e) zaúčtování dokladů: účetní zápisy v účetních knihách, poznámka o zaúčtování – datum a podpis
f) úschovna dokladů: založení do pořadačů – šanonů
– účetní doklady jsou důležitým průkazným materiálem, a proto musí být pečlivě uschovány, aby je bylo možno použít při kontrole a nebo při objasnění později vzniklých nesrovnalostí
– podnikatel je povinen uschovat veškeré účetní písemnosti po dobu minimálně 5 let
– po uplynutí doby dochází k vyřazení účetních dokladů – skartaci
DAŇOVÉ DOKLADY
– v souvislosti s DPH se vyhotovují daňové doklady
– má zákonem o DPH předepsané náležitosti, které jsou obsahově širší než vyžadované náležitosti účetních dokladů
• charakteristika: jedná se o vznik daňové povinnosti v určitém čase a výši
– vznik daňové povinnosti je signálem pro vystavení daňového dokladu s následnou povinností odvést daň FÚ
– odběratel (plátce daně), v jehož prospěch se uskutečňuje zdanitelné plnění, může uplatnit nárok na odpočet daně pouze na základě daňového dokladu
• druhy: plátce DPH má povinnost vystavit daňový doklad nejpozději do 15 dnů ode dne uskutečnění zdanitelného plnění nebo do 15 dnů ode dne přijetí platby (zálohy)
– daňové doklady mají různé formy, nejčastěji se setkáváme s:
a) daňový doklad – faktura, která musí obsahovat tyto náležitosti:
– přesné označení kupujícího a prodávajícího (včetně DIČ
– evidenční číslo dokladu
– datum vystavení dokladu
– datum uskutečnění zdanitelného plnění nebo datum přijetí platby
– jednotková cena bez daně
– rozsah a předmět zdanitelného plnění (zda zboží nebo služby)
– údaje rozhodné pro stanovení daně
b) zjednodušený daňový doklad
– nemusí obsahovat některé náležitosti (údaje o kupujícím, jednotkovou cenu bez daně, základ daně a výši daně)
– obsahuje pouze celkovou částku (cenu včetně daně) a sazbu daně
– daň si příjemce vypočítá z ceny včetně daně prostřednictvím přepočítacího koeficientu
– vystavit pouze, když je cena za zdanitelné plně menší než 10 000 Kč (včetně DPH)
c) ostatní daňové doklady – doklad o použití, splátkový kalendář, souhrnný daňový doklad
d) opravný daňový doklad – jedná se o opravu základu daně a výše daně (třeba z důvodu zrušení nebo vrácení zdanitelného plnění
– obsahuje: náležitosti odpovídající původnímu dokladu, důvod opravy, rozdíl mezi opraveným a původním základem daně, rozdíl mezi původní a opravenou částkou …
ÚČETNÍ ZÁPISY V ÚČETNÍCH KNIHÁCH
– účetní případy se zaznamenávají účetními zápisy do účetních knih
– v podvojném účetnictví se účtuje:
a) v deníku, v němž se účetní zápisy uspořádají z hlediska časového (chronologicky)
b) v hlavní knize, v níž se účetní zápisy uspořádají z hlediska věcného (systematicky)
c) v knihách analytické evidence, v nichž podrobně rozvádějí účetní zápisy
a) deník
– schopnost prokázat úplnost účetnictví účetní jednotky – obsahuje všechny účetní případy týkající se účetního období
b) hlavní kniha
– zahrnuje soubor všech syntetických účtů, které účetní jednotka používá
– získávají se z ni nejdůležitější informace o stavu a pohybu jednotlivých složek aktiv, pasiv, N a V
– musí obsahovat mimo jiné:
• zůstatky účtů ke dni, k němuž se otevírá hlavní kniha
• souhrnné obraty strany MD a D účtů, nejvýše za kalendářní měsíc
• zůstatky účtů ke dni, ke kterému se sestavuje účetní závěrka
– součástí jsou také podrozvahové účty, na kterých se účtuje zejména o majetku, který účetní jednotka používá, ale nevlastní
c) knihy analytické evidence
– zaznamenávají se zde různé oblasti účetnictví, v praxi se můžeme setkat s těmito:
• inventární kniha – karty dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku
• kniha zásob – skladní karty
• pokladní kniha
• kniha pohledávek a závazků
• evidence daně z přidané hodnoty
formy účetních knih:
– může být různá, a to v závislosti na tom, zda se jedná o ruční nebo počítačové zpracování
– při ručním lze použít:
• vázané knihy
• volné listy
– při počítačových sestavách:
• účetní knihy na volných listech
OPRAVY ÚČETNÍCH ZÁZNAMŮ
– nesmějí hlavně vést k neúplnosti, neprůkaznosti, nesrozumitelnosti, nesprávnosti a nepřehlednosti účta
– účetní jednotka je povinna provést opravy bez zbytečného odkladu, a to tak, aby bylo možno určit:
a) osobu odpovědnou za provedení opravy
b) okamžik provedení opravy
c) obsah účetního záznamu (před opravou i po opravě)
– chybný údaj je možné přeškrtnout tenkou čárou, aby původní zápis zůstal čitelný, a do volného místa napsat údaj správný, dále se připojí datum opravy a podpis osoby, která opravu provedla
– nesmí se přepisovat, mazat a přelepovat
VYHOTOVENÍ ÚČETNÍCH DOKLADŮ
– mají se vyhotovovat bez zbytečných odkladů, tedy ihned po zjištění skutečnosti, které se jimi ověřují
– údaje musí být zapsány prostředkem zaručujícím trvalost zápisu, aby zůstalo vše čitelné po určitou dobu
