Účetní dokumentace – maturitní otázka

 

Otázka: Účetní dokumentace

Předmět: Účetnictví

Přidal(a): Veronika Dolejšová

 

 

PRÁVNÍ ÚPRAVA ÚČETNÍ DOKUMENTACE A JEJÍ VÝZNAM

Zákon o účetnictví vymezuje vedení účetnictví jako soustavu účetních záznamů. Účetní záznamy jsou nositeli informací o stavu a pohybu majetku a závazků, vlastního kapitálu, o nákladech, výnosech a výsledku hospodaření. Účetní záznamy zahrnují veškeré písemnosti v účetnictví, počínají účetních dokladem a konče výroční zprávou. Jednotlivé ÚZ na sebe musí navazovat. Obsah jednoho ÚZ musí být prokázán jiným ÚZ.

 

Mezi ÚZ patří zejména:

• Účetní doklady
• Účetní zápisy
• Účetní knihy
• Účetní výkazy
• Účetní závěrky
• Ostatní účetní písemnosti (doklady o inventarizacích, rozvrhy výpis z OR, zápis z valné hromady)

 

ÚČETNÍ DOKLADY – VÝZNAM A ČLENĚNÍ

ZoÚ ukládá účtovat na základě účetních dokladů. Účetní doklad musí být průkazný účetní záznam s povinnými náležitostmi. Může mít písemnou nebo technickou podobu. Písemná forma je např. psaný rukou, na psacím stroji, vytištěný. Za technickou podobu se považuje např. elektronický způsob.

Účetnictví vedené na základě pravdivých, přesných a včasných ÚD zachycuje průběh hospodářských činností v souladu se skutečností.

 

V účetních dokladech se zaznamenávají:

1. Hospodářské operace, které působí změny v majetkových složkách, závazcích, vlastním kapitálu, nákladech a výnosech ÚJ.
2. Účetní operace, které vyplývají z techniky účetních zápisů, např. účetní převody při uzavírání účtů

 

ČLENĚNÍ ÚČETNÍCH DOKLADŮ

PODLE DRUHU:

• Faktury vystavené – vyúčtování odběrateli. Zachycuje pohledávku.
• Faktura přijatá – vyúčtování od dodavatele. Vzniká ÚJ závazek plnit vůči dodavateli.
• Příjmový pokladní doklad – použití při tržbě v hotovosti, vypisuje se dvakrát.
• Výdajový pokladní doklad – použití u výdajů v hotovosti, také se vystavuje dvakrát.
• Bankovní výpisy – informují ÚJ o stavu a pohybu peněz na bankovním účtě.
• Ostatní (vnitřní účetní doklady) – např. příjemka, výdejka, výplatní listiny.

 

PODLE POČTU DOKUMENTOVANÝCH ÚČETNÍCH PŘÍPADŮ:

• Jednotlivé – dokumentují jednu hospodářskou operaci.
• Sběrné – shrnují více ÚD zachycujících stejnorodé hospodářské operace, aby mohly být zaúčtovány jednou položkou.

 

PODLE MÍSTA VZNIKU (podle obsahu)

• Vnitřní (interní) – týkají se účetních případů uskutečněných uvnitř ÚJ
• Vnější (externí) – 2 účastníci účet. případů. Upravují vztahy mezi odběratelem a dodavatelem.

 

NÁLEŽITOSTI ÚČETNÍCH DOKLADŮ

Aby ÚD byly průkazným prostředkem o provedených operací, musí mít podle ZoÚ řadu náležitostí.

• Označení účetního dokladu – název ÚD (př. Faktura vydaná), očíslování dle ÚJ (př. 236/2012)
• Obsah účetního případu a označení účastníků
• Peněžní částku, údaje o ceně za jednotku a vyjádření množství, popř. sazbu daně, cenu bez daně a cenu včetně daně.
• Datum vyhotovení ÚD a datum uskutečnění účet. případu pokud není shodný jako datum vyhotovení ÚD
• Podpisový záznam osoby zodpovědné za účet. případ a osoby odpovědné za jeho zaúčtování – osoba odpovědná za účetní případ by měla ručit za věcnou správnost ÚD. Osoba odpovědná za zaúčtování by měla doklad zkontrolovat z formálního hlediska a odpovídá za správné zaúčtování.

 

VYHOTOVOVÁNÍ ÚČETNÍCH DOKLADŮ

ÚD se mají vyhotovovat bez zbytečného odkladu, tj. co možná nejdříve po zjištění uskutečnění účetního případu.
ÚD vyhotovuje pracovník, který odpovídá za daný účetní případ.
ÚD musí být vyhotovován tak, aby byla zaručena jeho trvanlivost, nesmí být veden obyčejnou tužkou, nebo tak, aby se záznamy staly nečitelnými.
Nutné je zajistit kompletnost, ta se zajistí postupným číslováním dokladů vzestupnou řadou. ÚD se nesmějí přepisovat, gumovat nebo škrtat.

 

POVOLENÉ ZPŮSOBY OPRAV ÚČETNÍCH DOKLADŮ

Opravy účetních záznamů nesmějí vést k neúplnosti, neprůkaznosti, nesrozumitelnosti, nesprávnosti nebo nepřehlednosti účetnictví.

Účetní jednotka je povinna provést opravu bez zbytečného odkladu, a to tak, aby bylo možno určit:

• osobu odpovědnou za provedení opravy
• okamžik provedení opravy
• Obsah účetního záznamu (před opravou i po opravě)

Za nesprávné opravování je považováno přepisování, mazání, přelepování apod., tzn. Takové způsoby opravy, které neumožňují čitelnost původních údajů.

 

TYPY OPRAV:

• Přeškrtnutí – chybný údaj přeškrtneme tak, aby původní zůstal čitelný. Připojíme správný údaj, datum opravy a podpis. Tento způsob se používá před zaúčtováním ÚZ.
• Nový záznam – Zcela nový dokument, volí se například u pokladních dokladů.
• Vystavení opravného vnitřního dokladu – Musí být jasné jaký původní doklad je opravován. Tento způsob se používá, pokud původní záznam již není dostupný.

 

OBĚH ÚČETNÍCH DOKLADŮ

Proces oběhu ÚD je záležitostí organizačního uspořádání ÚJ.

Je zřejmý rozdíl ve složitosti a důležitosti pravidel oběhu ÚD ve firmě, kde je vlastní zároveň zaměstnancem, pokladníkem a účetním, nebo ve firmě, kde je členění na určité závody, střediska, oddělení apod.

 

Obvyklý postup oběhu ÚD:

• Přezkoušení správnosti: Přezkoušení je kontrolou ÚD z hlediska věcného (obsahového) a formálního. Věcná stránka – prověření správnosti údajů (např. kontrola zda faktura odpovídá skutečně dodanému zboží, smluveným cenám, jakosti apod., zda obsah ÚD odpovídá kupní smlouvě apod.). Formální stránka – ověření úplnosti náležitostí ÚD.
• Příprava k zaúčtování: Třídění dokladů – rozdělení dokladů podle data a obsahu, zpravidla podle druhu (faktury, výpisy z BÚ, pokladní doklady…). Označení dokladu – pořadové očíslování, zajišťujeme tak kontinuitu ÚD a přehledu o dokladech. Evidence – zápis dokladů o pomocných účetních knih (knihy závazků, knihy pohledávek…). Opatření účtovacím předpisem = předkontace – na každý doklad je napsáno na jaké účty a na jakou částku má být doklad zaúčtován.
• Samotné zaúčtování dokladů: v účtárně je doklad podle předkontace zaúčtován do účetních knih, + poznámka o zaúčtování, + datum a podpis.
• Úschova dokladů = archivace: Zákon stanovuje předepsanou archivační dobu.
• Vyřazení: po uplynutí archivační doby dochází k vyřazení, tj. ke skartaci.

 

ÚČETNÍ KNIHY

Účetní případy se zaznamenávají účetními zápisy do účetních knih. ÚJ používají:

• Deník, v němž účetní zápisy uspořádají z časového hlediska (chronologicky)
• Hlavní knihu, v níž účetní zápisy uspořádají z hlediska věcného (systematicky)
• Knihy analytické evidence, v nichž podrobně rozvádějí účetní zápisy z účetních knih

 

Deník

Prokazuje úplnost účetnictví ÚJ. Obsahuje všechny ÚP týkající se účetního období.

 

Hlavní kniha

Zahrnuje všechny syntetické účty, které ÚJ používá. Obsahuje nejdůležitější informace o stavu a pohybu aktiv, pasiv, nákladů a výnosů.

 

Musí obsahovat:

• Zůstatky účtů, ke dni kdy se otevírá kniha
• Souhrnné obraty strany Má dáti a Dal, nejvýše za kalendářní měsíc
• Zůstatky účtů, ke dni kdy se sestavuje účetní závěrka

Nedílnou součástí hlavní knihy jsou podrozvahové účty, na kterých se účtuje zejména o majetku, která ÚJ nevlastní, ale používá ho.

 

Knihy analytické evidence

Zaměřují se na různé oblasti účetnictví.

• Inventární knihy (karty) DHM a DNM
• Knihy zásob (skladní karty)
• Pokladní knihy
• Knihy pohledávek a závazků
• Evidence DPH
• Inventární karty časového rozlišení (např. evidenční karty leasingu)
• Inventární karty rezerv

 

Forma účetních knih

Forma účet. knih je různá, především protože lze vést účetní knihy ručně nebo v elektronické podobě. Při ručním zpracování lze používat vázané knihy nebo volné listy.