Otázka: Účetní zápisy a účetní knihy
Předmět: Ekonomie a účetnictví
Přidal(a): sonik
Charakteristika účetních zápisů
- účetní zápisy zachycují účetní případy do účetních knih
Účetní zápisy musí být:
- srozumitelné
- přehledné
- trvanlivé (propisovací tužkou, strojem, tiskem)
- zapsány tak, aby bylo možno ověřit zaúčtování všech účetních případů a aby se zabránilo neoprávněným změnám a úpravám těchto zápisů (volné řádky proškrtnout)
Časové a soustavné zápisy
Účetní zápisy mohou být uspořádány z hlediska:
a) časového = tak, jak postupně vznikaly účetní případy ČASOVÉ ZÁPISY => deník
b) věcného = zápisy na účtech SOUSTAVNÉ ZÁPISY => hlavní kniha
Jednoduché a složené účetní zápisy
- jednoduchý účetní zápis vyjadřuje souvztažnost pouze jedné dvojice účtů
- složený účetní zápis vyjadřuje souvztažnost mezi větším počtem účtů
Přezkušování správnosti účetních zápisů
Účetní zápisy lze přezkušovat z hlediska:
- formálního
- věcného
Přezkušování formální správnosti účetních zápisů = PŘEDVAHA
- provádí se proto, aby se zjistilo, zda byla dodržena podvojnost účetních zápisů = stejná peněžní částka zapsána jednomu účtu na stranu MD a druhému účtu na stranu D
Předvaha = kontrolní prvek účetnictví, založený na podvojnosti zápisů
- sestavuje se z PZ všech účtů, obratů MD a D, KZ všech účtů
- pokud se po vyhotovení předvahy objeví v některém dvojsloupci nerovnost součtů => zjistit chybu => odstranit ji
Předvahou nelze zjistit:
- nesprávně zvolené účty
- chybu v případě účtování nesprávné částky na obou účtech
- zda ÚJ nezaúčtovala všechny účetní případy v období
Přezkušování věcné správnosti účetních zápisů – INVENTARIZACE
- provádí se proto, aby se zjistilo, zda účetnictví správně zachycuje stav majetku a závazků
Inventarizace
- zjištění skutečného stavu majetku a závazků, jejich ocenění a písemné zaznamenávání (= provedení inventury)
- porovnání skutečného stavu majetku a závazků se stavem účetním => rozdíl
- manko = SS < ÚS
- přebytek = SS > ÚS
- vysvětlení příčin a vypořádání inventarizačních rozdílů
Lhůty pro provedení inventarizací
Inv. aktiv a záv. se provádí alespoň 1x ročně, a to ke dni sestavení ročních úč. výkazů (možné ji provádět také
4 měsíce před a 1 měsíc po rozvahovém dni) => tím se sleduje, aby údaje v nich obsažené byly věcně správné => roční interval je rozhodující pro výpočet a vypořádání daňových povinností.
Inv. peněžních prostředků musí ÚJ inventarizovat nejméně 4x ročně
! ÚJ jsou povinny prokázat provedení inv. u veškerého majetku a závazků po dobu 5 let po jejím provedení
Druhy inventarizací
- Podle toho, kdy se provádí:
- Řádné (pravidelné) inventarizace:
a) periodické – ÚJ ji provádějí k okamžiku sestavování účetní závěrky. Periodickou inv. se inv. veškerá aktiva a záv. ÚJ za každé úč. období, s výjimkou zásob a DHM, který je v neustálém pohybu
b) průběžné – provádí se postupně v průběhu celého úč. obd., provádí se u zásob a DHmovitýM. Termín průběžné inv. si stanoví ÚJ sama (musí být inventarizován alespoň jednou za úč. obd.) - Mimořádné
provádí se v mimoř. příp. (vznik podniku, sloučení, rozdělení, vloupání,…)
- podle rozsahu:
- Úplná – týká se všech složek maj. a záv.
- Dílčí – týká se jen některých složek maj. a záv.
Opravy účetních zápisů
- při účtování mohou vzniknout chybné účetní zápisy (zapsání menší či větší částky, nesprávný účet,…)
Opravy chybného zápisu lze provést:
- účetním způsobem = novým účetním zápisem, který musí být doložen příslušným účetním dokladem
- neúčetním způsobem = škrtnutím chybného údaje (tenkou čarou) a nad něj napsat správný údaj
– k původnímu zápisu se musí připojit poznámka o provedení opravy s datem jejího provedení a podpisem
Opravovat účetní zápisy lze těmito účetními způsoby:
- doplňkovým zápisem – používá se při opravě chyb, jestliže byla zapsána nižší částka na správné účty a na správné strany – opravným doplňkovým zápisem se doúčtuje příslušný rozdíl
- částečným stornem – zapsána vyšší částka na správných účtech. Příslušný rozdíl se zapíše na stejných účtech a na stejných stranách se znaménkem minus.
- úplným stornem – účetní zápis byl proveden na nesprávných účtech či na nesprávných stranách. Úplné storno umožňuje, aby zrušený původní zápis byl zapsán znovu a správně.
STORNO = opravný účetní zápis, jímž se ruší zapsaná částka
! Nesprávné opravování = oprava, po které není původní zápis čitelný !
(přepisování, mazání, přelepování)
Účetní knihy
ÚJ účtující v soustavě podvojného účetnictví používají:
- deník – účetní zápisy uspořádány z hlediska časového (chronologicky), možnost prokázání zaúčtování všech účetních případů
- hlavní knihu – účetní zápisy uspořádány z hlediska věcného (systematicky)
- knihy analytické evidence – v nichž podrobně rozvádějí účetní zápisy hlavní knihy
Deník
Význam deníku:
- zabraňuje dodatečným úpravám, vpisování účetních případů
- zajišťuje průkaznost a spolehlivost účetních údajů vazbou na doklady
- spojuje doklady s hlavní knihou (doklad => deník => hlavní kniha)
- má kontrolní funkci – deníkový obrat (úhrn částek vztahujících se k období) se musí rovnat součtu
obratů MD a součtu obratů D
Hlavní kniha
- zahrnuje soubor všech syntetických účtů, které ÚJ používá
- získávají se z ní nejdůležitější informace o stavu a pohybu jedn. aktiv, pasiv, N a V
Musí obsahovat:
- zůstatky účtů ke dni, k němuž se otevírá HK
- souhrnné obraty MD a D, nejvýše za kalendářní měsíc
- zůstatky účtů ke dni, ke kterému se sestavuje účetní závěrka
Tabelární deník
- pro malé firmy
- kombinace hlavní knihy a účetního deníku
Výhody: hlavní kniha a úč. deník dohromady
Nevýhody: nepřehlednost
Formy účetních knih
při ručním zpracování účetnictví lze použít:
- vázané knihy – je nutné každou knihu označit názvem a obdobím, kterého se týká. Před zahájením účtování je nutné všechny listy očíslovat a počet očíslovaných listů uvést do knihy
- volné listy – je nutné vést seznam volných listů (pro prokázání úplnosti účetních knih)
– jedn. listy nadepsat tak, aby bylo zřejmé, ke které účetní knize patří a kterého účetního období
se týkají
– zabezpečit číselnou vazbu mezi jednotlivými listy a to převodem součtů z předchozího listu
- knihy ve formě počítačových sestav – svou podstatou jsou podobné vedení účetních knih na volných listech
