Téma: Modely a fáze životního cyklu projektu
Předmět: Projektový management
Zaslal(a): EVŠE
Jak se začíná…
- úvodní schůzka (kick-off meeting)
- formální start
- předání informací, vyjasnění
- socializace týmu
- Q&A
- zápis ze schůzky- dokumentace dohodnutého
- zakládací listina týmu (Ground Rules)
- založení týmu- přidělení rolí a úkolů
- pravidla práce týmu- povinnosti a závazky: úkoly, termíny, způsob komunikace, kontroly, řešení problémů, změn, schvalování
Životní cyklus a zahájení projektu
Životní cyklus =skupina sekvenčně za sebou jdoucích fází vyjadřujících průběh života daného projektu
(IPMA, Národní standard kompetencí PM)
- fast tracking- zrychluju přidáním zdroje nebo souběh fází
- začátek – konec
- nevím vždy, kdy začneme (může být odpočtem od konce- vím, že trvá příprava 2 měsíce) ani kdy skončíme (otevřené projekty- nespěchám, nic mě netlačí, jde o kvalitu projektu, často interní projekty)
- to mezi tím ovlivní metodika, typ projektu
- snaha standardizovat => standard pro náležitosti životního cyklu IS (2002)
- na čem závisí struktura fází …
Modely životního cyklu
- prediktivní model (řízený plánem, tradiční)- řízený plánem
- znám všechny informace-
požadavky, řešení a cíl - model sekvenční (vodopádu, lineární)
- fáze -> 2. fáze-> …
- žádné zpětné vazby;
skončí jedna, začne druhá
- model inkrementální (přírůstkový)
- pracuje s přírůstky
(inkrementy) - udělám několik fází na jednom inkrementu- je-li spokojenost, pokračujeme na druhou část
- záleží jak na tvůrci, tak na zákazníkovi, zda chce ještě něco přidat
- pracuje s přírůstky
- znám všechny informace-
- adaptivní model (řízení změnou, agilní)
- jasný cíl, požadavky a řešení ale nejsou jasná
- model iterativní
- jdeme po jednotlivých krocích, ne po věcných částech (to je inkrementální)
- model adaptivní
- týmová práce agilními (aktivními) metodami
- pracuje se v tzv. sprintech- 1 až max 4 týdny- nutnost přítomnosti zákazníka
- extrémní model
- nové technologie, zatím bez známého použití
- víme řešení, ale nevíme, k čemu bude sloužit
- sekvenční model
- rozsah-> plán-> implementace-> monitorování, kontrola-> ukončení
- v praxi je jistá zpětná vazba potřebná- evidence, kontrola
- při zjištění odchylek třeba upravit plán
- výhody
- cíle známy od začátku
- nevyžaduje změnu stylů řízení
- v praxi případně paralelní, překrývající se (overlapping)
- mohu si jednotlivé fáze předpřipravit
- málo rizikové, možnost použití typových modelu
- nevýhody
- stereotypní, méně přizpůsobivý
- hodnota projektu předána až na konci- žádné mezivýstupy- méně flexibilní
- úspěšnost projektu ve vztahu ke splnění plánu
- projekt je úspěšný tehdy, vyhovuje-li naplánovaným výstupům
- původní plánované hodnoty- base line X naplánované hodnoty- směrný plán
Fáze životního cyklu
- podle oboru/předmětu řešení (vnitřní struktura závislá na objektu/předmětu)
- podle metodik
- vlastních
- velmi blízké, ale i vzdálené od oficiálních metodik
- převzatých
- metodika PMBOK (Project Management Body of Knowledge; vydala PMI)
- velmi rozšířená
- ICB (IPMA Competence Baseline; International Project Management Association)
- IPMA soupeř PMI, v poslední době spolupracují
- metodika PRINCE2 (vydala OGC- Office of Government Commerce)
- pro řízení projektů ve státní správě, rychle se rozšiřuje i v ČR
- KEPNER-TREGOE
- metodika PMBOK (Project Management Body of Knowledge; vydala PMI)
- podle vzorů
- minulých zkušeností a tradic podniku
- podle šablon pro typické objekty
- podle preferencí manažerů
- podle dekompozice projektu
- vlastních
- Fáze ŽC projektu- specifika oborů
- investiční činnost
- předinvestiční
- investiční
- provozní
- ukončení
- konzultační činnost
- koncepční
- analytická
- realizační
- závěrečná
- IT projekty
- investiční činnost
Koncepce
- myšlenka
- potřeba řešení
- hrubý odhad nákladů
- očekávané práce
Vývoj
- plány (prací, času, nákladů)
– zpřesnění - testování
Implementace
- realizace
- sledování a hodnocení průběhu
Ukončení
- dokončení
- akceptační řízení
- zdokumentování zkušenosti
- poprojektové činnosti a uzavření
Fáze ŽC – obecně
- předprojektová (přípravná)
- projektová (realizační)
- zahájení (založení) projektu
- plánování
- vlastní realizace (a kontrola)
- plánování, realizace, kontrola může jít v cyklu
- ukončení projektu
- poprojektová
- dojezd (někdo si něco zapomněl apod.) a vyhodnocení (zpráva- finanční stránka, úspěch/neúspěch, …)
- rozpuštění týmu
- poučení z projektu= dokument Lessons learned
- nedůslednost z plánování, povedené věci, …
- pro nás do budoucna, pro další project mngs
Fáze podle ICB (IPMA)
- jde především o lidi, kteří se na projektu podílejí
- neřeší fáze
Fáze podle PMBOK
- skupina procesů
- iniciační monitorovací a kontrolní
- plánovací plánovací
- výkonné/realizační iniciační/ukončovací
- monitorovací a kontrolní výkonný
- ukončovací/závěrečné
Fáze podle PRINCE2
- věnuje se předání dílčího projektu na další fáze
- může se předávat jiné skupině, která musí být správně informována
- kde jsou hranice mezi jednotlivými fázemi-> Gate management
- procesy:
- zahájení projektu
- iniciace projektu
- řízení projektu
- kontrolování
- řízení předání produktu
- řízení hranic mezi etapami
- ukončování projektu
- komponenty- vstupují do procesu
- vývoj/pokrok, obchodní případ,
organizace, kvalita, plány,
risk, změna
- vývoj/pokrok, obchodní případ,
Fáze podle KT
- Project Definition
- State the Project
- Develop Objectives
- Develop WBS
- Identify Resource Reqrmnts
- Project Planning
- Assign Responsibility
- Sequence Deliverables
- Schedule Deliverables
- Schedule Resources
- Protect and Enhance the Plan
- Project Implementation
- Start to Implement
- Monitor the Project
- Modify the Project
- Closeout and Evaluate
Předprojektová příprava
- studie příležitostí (Opportunity Study)
- výběr cíle- co chceme dosáhnout?
- poznání prostředí- kde se můžeme lokalizovat?
- identifikace příležitostí- co chceme využít?
- identifikace hrozeb- čemu se chceme/musíme bránit?
- efekt- co nám to přinese a co nás to bude stát?
- doporučení vs. zamítnutí
- metody
- SMART
- Strom cílů
- PESTL analýza
- SWOT analýza
- Porterova analýza pěti sil
- Situační analýza
- Analýza problémů
- Analýza logického rámce
- Analýza klíčových faktorů úspěchu (CSF)
- metody
- studie proveditelnosti (Feasibility Study)
- analýza trhu
- analýza a prognóza poptávky
- analýza a prognóza konkurence
- marketingová strategie (marketingový mix)
- velikost (výrobní kapacita)
- materiály, technologie a výrobní zařízení
- umístění
- pracovní síly
- organizace a řízení
- finanční analýza a hodnocení
- analýza rizika
- plán realizace
- analýza trhu
- upřesnění obsahu, termínů zahájení a ukončení projektu, odhadu nákladů a významných zdrojů
- metody
- analýzy funkčních oblastí
- analýza rizika
- analýza vícekriteriální
- analýza citlivosti
- analýzy finanční
- business plány
- investiční plány
- simulační metody, …
- metody
- předprojektová fáze se nerealizuje u všech projektů- u opakovaných, známých projektů, …
Projektová fáze
- zakládací dokumenty projektu
- zakládací listina projektu (Project Charter)
- formální deklarace existence projektu a jeho autorizace
- přehled o údajích projektu
- oprávnění pro projektového manažera použít zdroje organizace na projekt
- výchozí pro manažera pro podrobné plánování projektu a další postup
- pro všechny zainteresované strany, schvaluje ji nadřízený orgán manažera
- zakládací listina týmu
- pracovní smlouvy
- obchodní smlouvy
- zakládací listina projektu (Project Charter)
- pro externí projekty další dokumenty:
- RFI- poptávka, špatně překládáno jako žádost o informace
- …
- RFP- výzva k nabídce, špatně překládáno jako žádost o nabídku
- může stát samostatně, nebo navazuje na poptávku (RFI)
- protokol/zpráva o výsledku výběrového (zadávacího) řízení
- pracovní smlouvy s externisty
- obchodní smlouvy
- RFI- poptávka, špatně překládáno jako žádost o informace
Další témata najdete na konci úvodního materiálu