Pracovní porady a skupinové řešení

Porady lze členit dle: periodicity, formálnosti, cíle a účelu (informační, řešitelská), připravenosti (neplánovaná…), další

Zvládnutí porady – třeba příprava = prevence chyb, držet se cíle (častá chyba = ztrácení času), flexibilita, …

Časté chyby: nejasný účel, bez jasné agendy, nevhodně vybraní účastníci (chybí nebo přebývají), bez pravidel, monolog, dominance členů na úkor jiných, nepřipravenost, zbrklé rozhodování, ignorace nebo přehánění problémů, porada není předem časově ohraničena, závěry nejsou formalizovány (úkoly, odpovědnosti, lhůty)

Příprava porady: záleží podle důvodu pořádání (koordinace aktivit, sdílení informací, řešení problému, nečekaný problém) – každá by měla povzbuzovat, pocit participace a dávat zpětnou vazbu

Příprava často chybí u pravidelných porad = pravidelná ztráta času
Věnovat čas, aby každý mohl říct co potřebuje

Tvorba agendy – opět dle důvodu, měla by obsahovat: dosažitelný počet bodů s vymezeným časem pro každý, znám důvod proč je bod v agendě a bez bodů, na které zde nejsou členové nebo by se půlka účastněných nudila

Pravidla přípravy:

Pravidlo poloviny – předat podklady vedoucímu porady do poloviny času mezi intervalem porad
Pravidlo ¾ – ve ¾ intervalu mezi poradami zaslat podklady účastníkům porady
Pravidlo šestin – 4/6 aktuálním záležitostem, 1/6 minulým položkám, 1/6 budoucím námětům
Pravidlo třetin – rozdělení na 1) informace 2) řešení problému 3) diskuze
Pravidlo pořadí položek – čas k položkám nejdříve narůstá, pak zase klesá (nejnáročnější uprostřed)
Pravidlo seskupování položek – položky dle jejich podstaty, ne střídání podle jednotlivých manažerů
Pravidlo manažerského shrnutí – složitější problémy shrnuty na 1 A4 (ne listování 30 stranami při poradě)
Pravidlo celistvosti programu – diskutovat jen to, co je na programu (pokud se nestane něco mimořádného)
Pravidlo integrity časového plánu – včas začít i skončit (ani nečekat na opozdilce)
Optimální čas 45-90 minut, vhodné prostředí, potřebná technika, rozdělení rolí (hlídač času…)

Průběh porady – střídání protichůdných postupů dle situace = různorodé dovednosti

Vedoucí porady musí umět zvládat úkolové (dosažení cíle porady) i vztahové procesy (podpora diskuze)

Úkolové procesy – řízení ke splnění účelu porady

Příprava programu a času
Stanovený rámec (agenda, cíle, účel položek, sumarizace porady, jasné přiřazené úkoly)
Mít přehled o stadiu řešeného problému
Mít správně zvolené nástroje k podpoření práce dle typu porady a problému (tvořivost, kritika…)
Skupinové řešení – analýza a řešení problémů – širší pohled na věc u skupiny lidí, stádia:
- Analýza situace – zjevné i skryté problémy, co ji ovlivňuje, prioritizace, usnadnění orientace
- Analýza problému –vlivy na problém, shromáždění informací o problému, konstrukce modelu (graf, myšlenková mapa), který ho znázorní přehledně. Filtrace nedůležitých informací.
- Analýza řešení – tvorba variant řešení a ověřování správnosti, nejnáročnější na manažerské dovednosti
- Analýza implementace – plánování a implementace řešení
Překračuje rámec 1 porady, často se zapomíná na první stádium ze spěchu a naléhavosti – úsilí pak snadno věnováno něčemu jinému než by mělo a času ztratíme mnohem více
Metody podpory tvořivosti: myšlenkové mapy, brainstorming (6-8 lidí vrhá nápady, bez kritiky! Co nejvíc) => zpětný brainstorming – seskupení, doplnění a úprava nápadů
- Třeba hravá atmosféra, ne tlak na výkon
- Následuje až později tvorba kritérií, výběr variant, posuzování
- Je třeba mít více variant a posuzovat ke vztahu ke kritériím
- Při posuzování už ne hravost, ale systematičnost – třeba změnit myšlení/přístup

Problémy: Tlak ke konformitě (nechuť jít proti většině), skupinové myšlení (touha být v souladu s ostatními – ani sám nemyslím), skupinová polarizace (skupina se přiklání k extrémnějším variantám – ať už více optimistickým nebo i pesimistickým)

Manažer má za úkol tvořit vhodné prostředí – ne nápady, ne vytvářet návrhy a vše další – může ale kriticky napadat varianty
Může pomoct rozhodovací mřížka (varianty x kritéria) – přehledné
Pokud nelze rozhodnout dle kritérií
- konsensus – řešení kterému se nikdo nebrání (jednohlasné), časově náročné
- hlasování – když je třeba se rozhodnout, diskuze nefunguje, vždy řešení, strana poražených
  - Propracované metody hlasování: každý má více hlasů, každý rozděluje body, vyřazení variant bez podpory před hlasováním, každý seřadí varianty – průměrné pořadí
- Při vedení porady: – pro zvládnutí třeba interpersonální rovinu i metody skupinové práce a ty vyváženě použít
  - Třeba zvládnutí procesní stránky od přípravy porady až po její ukončení + metody skupinové práce. Pomáhá: sebereflexe, monitorování vedených porad a zpětná vazba – dělat záznamy návrhů a zlepšení
    - Metoda K-S-S = požádání účastníků na konci porady co při poradách K=keep-S=stop-S=start

Interpersonální procesy – povzbuzování diskuse a její usměrňování tématu a emocí, motivace

Povzbuzování – zajištění věcné komunikace pomocí následujících pravidel:
- Naslouchat všem členům porady – sumarizace, každý může upozornit na něco důležitého
- Rovnoměrnost diskuse – vyslechnout spravedlivě obě strany rozporu
- Stavět na příspěvcích druhých – vyjasňovat si názory a dávat najevo zájem
- Věnovat pozornost všem – nejen řečníkovi, ale i posluchačům a sledovat atmosféru (nezájem, nuda)
- Autentický a rozvážný projev – pozitivní reakce, příjemný humor
- Čestnost a otevřenost – žádné lhaní, slibování nemožného ani maskování neznalosti
- Při vedení porady: používat otevřené otázky, nevést dlouhé monology, pobízet ke sdělování vlastních zkušeností a vyjadřovali se k poznámkám ostatních, oceňovat snahu

Usměrňování – potlačení projevů poškozující poradu
- Nedostatek synergie – likviduje ji dominantní řečník
- Sociální zahálka – jen se veze – sám nereaguje, zajímá se jen o svoje body -> demotivace ostatních
- Obětní beránek – při problémech skupina vybere kdo za to může –> zkreslené rozhodování
- Nevhodné sociální normy – tolerance nedodržování efektivity – to se vžije a opakuje (čtení si)
- Nutná prevence – vhodné prostředí, usměrnění vedoucím porady (sankce – pokárání, odebrání slova)
- Při vedení porady: podporovat rozpor v názorech, ale pozor na střet emocí, netolerovat osobní útoky nebo svalování viny na kohokoliv, udržovat rovnoměrné slovo, hlídat téma, usměrnění dle závažnosti

Vedení porady – pro zvládnutí třeba interpersonální rovinu i metody skupinové práce a ty vyváženě použít

Je důležité věnovat úsilí práci na sobě, mít vytrvalost -> odměnou bude větší efektivnost porad a autorita