Realizace projektu – projektový management

Téma: Realizace projektu

Předmět: Projektový management

Zaslal(a): JVŠE

Fáze ŽC

součástí je i vlastní realizace, ukončení projektu
ukončení X uzavření- uzavření projektu může nahrazovat poprojektovou fázi
proč plánovací fáze tak dlouhá? Protože pak už ta realizační fáze bude prkotinka

Realizace (implementace) projektu

Etapy

příprava realizace
monitorování realizace projektu
modifikace plánu projektu
ukončení projektu

¹Příprava implementace

nejprve opět kick-off meeting
- představení
- sjednocení- terminologie, zkratek, rolí a procesů
- socializace
- seznámení s plánovací dokumentací
- nástroje řízení projektu vč. řízení dokumentů
- revize závazků
- vyjasnit nejasnosti- prostor pro dotazy
- vysvětlit další kroky

realizační tým nemusí být totožný s plánovacím
jestli se bude používat stejných nástrojů apod. (využití MS Projectu, když se před tím používal/nepoužíval?)
tento meeting je propojením plánovací a realizační fáze- velmi důležité

revize plánu projektu
- doba mezi ukončením plánovací fáze a zahájením implementace projektu
  - závisí na možnostech a potřebách- na získání financí, …
- výchozí (směrný) plán je zaevidován, aktualizacemi z nich postupně získáváme různé verze
  - aktualizace- kde aktuálně jsme, co jsme už udělali/neudělali, co jsme dodrželi/nedodrželi/překročili, …
- výstupy- zápis z meetingu a revidovaný plán projektu

^2,3Monitorování a modifikace (viz dále)

⁴Ukončení projektu

předávací a přejímací dokumentace- není ale dostačující
kontrolní seznam (Closeout Checklist)
- vyrovnání závazků-> uvolnění zdrojů-> zúčtování, fakturace-> vyhodnocení-> databáze, alokace
závěrečná zpráva (Closeout Report)
poučení z projektu (Lessons Learned)

Závěrečná zpráva o projektu

účel
- zdůraznění silných a slabých stránek projektu
- deskriptivní analýza
- preskripce pro budoucí projekty
smysl
- efektivnější projekt
- produktivnější aktivity
- více znalí pracovníci
obsah
- výsledky projektu
- administrace projektu
- organizační struktura
- výsledky týmu
- techniky PM
- užitek/prospěch pro klienta
- užitek/prospěch pro organizaci
velmi důležité (popřípadě i pro soudní jednání)
sestavuje projektový manažer, velmi náročné, sestavuje se i týdny
pro nadřízený orgán projektového manažera, zadavatele, auditory plus finanční instituce, případně další STH

Poučení z projektu

nesestavuje ho jen manažer
pro budoucí týmy, budoucí projektové manažery, juniorské členy týmu, auditory
mělo by se zpracovávat s nějakým odstupem po ukončení projektu, ale manažer by mohl jeho obsah využít pro sestavení závěrečné zprávy
nejčastější poučení
- práce týmu není ideální
  - jak pracovat s nedodržováním stanovených termínů, s posouváním lhůt, s neplněním úkolu nějakým členem, …
- nepřesně stanovený rozsah
  - přesnost určení času, nákladů, …
- okolí ovlivňuje projekt
  - minimalizace rizik
- dodavatelé nejsou spolehliví
  - vyhodnocovat jejich služby a selektovat
- zlepšovat PM

Kroky formálního ukončení projektu

ukončení prací
předání projektu
získání akceptace projektu
zpracování a archivace dokumentace
„sklízení“ úspěchu

Meetingy při finalizaci

Closeout meeting
Closeout party

Fáze poprojektová

zpětné vyhodnocení přípravy a průběhu
časový odstup
bez časového tlaku
jiné osoby

²Monitorování realizace projektu

skutečnost X plán
- náklady, rizika, časového průběhu, … dodržování legislativních aspektů
- monitorování podle stanovených časových jednotek-o jaký projekt jde, kolik a kde jsou milníky
  - mezi milníky, či mezi fázemi
- závisí na požadavcích STH, někdy je třeba data předávat velmi často
  - potřeba pravidelných zhodnocení plus nepravidelných, které si vyžadují aktuální situace
- vypracování zprávy- tu nejprve obdrží projektový manažer, který ji podle uvedených výsledků a svého zvážení postoupí dalším lidem, nebo
  - projektový mng informuje tým o situaci
  - účel- monitorování, historie projektu

Co se monitoruje

čas (time)
- kritickou cestu (critical path)
- zpoždění (delay)
- dokončení před termínem (ahead)
- prodleva potřebná vs. plánovaná (lag time)
- spouštěče (triggers) a regulační limity, prahy (thresholds)
náklady (cost)
výkon, provedení (performance)
- co nám řekne, že jsme dosáhli cílů?
- jak dobře jsme jich dosáhli?

Záznamová dokumentace

zápis z kontrolní schůzky (ke stavu projektu; Project Status Meeting)
zápis z kontrolního dne
hlášení odchylky (Variance Report)
zpráva o stavu projektu (Status Report)
- název projektu
- identifikační číslo projektu
- celkový zdravotní stav projektu („semafor“)
- plánované % dokončení
- skutečné % dokončení
- počet dní skluzu nebo předstihu proti plánu
- problémy a návrhy řešení
zpráva o průběhu projektu (Project Report, Project Performance Report)
požadavek na změnu (Change Request)
změnový doklad (Change Management Plan)
revidovaný směrný plán projektu
systém řízené dokumentace- formální náležitosti
- požadavky na informace
  - včasnost, relevantnost, jednoznačnost (srozumitelnost), přesnost, aktuálnost
- požadavky na dokumenty
  - hlediska členění dokumentace
  - požadavky na dokumentaci
  - náležitosti dokumentace
  - archivace dokumentace
- požadavky na efektivní řízení dokumentace, přístupová a dispoziční práva
- podpisové vzory
- číselníky a kódování
systém řízené dokumentace- činnosti
- tvorba dokumentace
- evidence dokumentace, změn a verzí, přístupů
- šíření a dokladované seznamování s platnými dokumenty
- vyhledávání
- prověřování
- schvalování
- archivování

Monitorovací ukazatele

čas
- čas WP (činností)
- čas milníků
- dokončení projektu
zdroje
- spotřeba
- výkonnost (produktivita)
- využití
- dostupnost
rozsah
- naplňování akceptačních kritérií
- spokojenost stakeholderů
- reklamace
- požadavky na změny

finanční ukazatele
- náklady WP (činností)
- náklady na zdroje
- čerpání rozpočtu projektu
- vícepráce
- náklady garanční a záruk
- cash flow
- zisk
stav prací
- % dokončené práce
- % vyčerpaných nákladů
- zbývající pracovní hodiny
- zbývající rozpočet
predikce
- odhad termínu dokončení
- odhad nákladů projektu

Stav a průběh projektu

techniky- tabulky, grafy, počítačové výstupy
účel hodnocení- srovnání skutečného a plánovaného stavu

Stav a průběh projektu-metody monitorování

metody zjišťování odchylek
- analýza odchylek
- metody řešení problémů

evidence absolutní (%) odchylky- tabulky, diagramy
metoda RYG
metoda procentního plnění (Percent Complete-Percent Scheduled (PC-PS))
- u každého WP se určuje procento plnění úkolu
metoda 0-W-100 (0-50-100)
- 0- nezahájeno; 50- probíhá; 100- skončeno
metoda SSD (Structure-Status-Deviation)
- úrovně odchylek: -2, -1, 0, +1, +2
metody predikce vývoje projektů
- analýzy trendů
- metody řešení možných následků
- metoda scénářů
  - optimistický vývoj
  - realistický vývoj
  - pesimistický vývoj
  - status quo

(metoda EVA/M (Earned Value Analysis/Management- analýza dosažené hodnoty)

³Modifikace (úprava) projektu

monitoring-> modifikace-> monitoring-> …
změnové a odchylkové řízení-> změna ≠ odchylka
aktualizovaný plán

Odchylkové řízení

co posuzujeme?
- důvod a nositel odchylky
- velikost odchylky
- frekvence odchylky
- délka odchylky
- čas odchylky
- trend odchylky

fáze odchylkového řízení
- identifikace
- vyhodnocení
- posouzení řešení
- realizace řešení

Fáze změnového řízení

identifikace a hodnocení změny
- podnět ke změně
- požadavek/návrh na změnu
- návrh/y na řešení změny
- analýza požadavku
- připomínkové řízení (dopady změny)
- schvalovací řízení
implementace změny
- přijetí a evidence změny
- zveřejnění změny
- aktualizace plánu projektu
- archivování neplatné verze
- zavedení a monitorování změny
vyhodnocení změny
- zpráva o změně
- schválení zprávy

Požadavek na změnu

písemný/elektronický dokument
navrhovatel
popis změny
zdůvodnit změnu
cíl změny
návrh řešení
vyhodnocení dopadu
předání k připomínkám
zpracování připomínek
předání ke schválení
nositel změny- odpovědnost
termín