Cíle projektu, WBS, stakeholders a logický rámec (VŠ)

Téma: Cíle projektu, WBS, stakeholders a logický rámec

Předmět: Projektový management

Zaslal(a): EVŠE

 

Stakeholders

• aktivně zapojeny do projektu
• jejich zájmy mohou být ovlivněny realizací nebo výsledkem projektu
• mohou ovlivnit průběh projektu nebo jeho výsledky
  • zájmové skupiny, dotčené strany
• členění
  • interní/externí
  • pozitivní/negativní/neutrální vliv
  • přímý/nepřímý vliv
  • primární/sekundární vliv
  • podle míry vlivu

 

Cíle

• jasná, jednoznačná a stručná formulace (prohlášení) o účelu projektu a požadovaných výsledcích
  • čeho má být projektem dosaženo (produkt), do jakého stavu se realizací projektu chceme dostat
• formální prohlášení
• oslovuje stakeholdery: marketingový nástroj, komunikační nástroj
• co bude obsahovat?
  • účel, k čemu má projekt sloužit a za jakých podmínek
  • jaké má nároky na čas a náklady
  • přínosy (kvalitativní změna) na konci realizace
• druhy cílů
  • instrumentální X konečný
    • instrumentální pomáhají k dosažení konečného cíle
  • globální, dílčí
  • obecné, specifické
  • strategické, operativní, taktické
  • …
• hierarchie a formy (metody)
  • strom cílů
    • globální-> dílčí cíl 1, dílčí cíl 2, …
  • trojimperativ projektu
    • každý projekt má řešení, vývoj priorit během projektu
    • vrcholy: čas – náklady/zdroje – rozsah/kvalita/specifikace
    • kdy? – (za) kolik? – co?
    • ovlivňují se
    • modifikace trojúhelníku

• SMART cíle (S.M.A.R.T./I./A./E)
  • specific
  • measurable
  • achievable/acceptable
  • relevant/result/realistic/resource
  • timed/time terminated/bounded/limited
  • important/impact oriented/integrated
  • agreed
  • ethical
• logický rámec

 

Logický rámec

• použití
  • pomůcka při stanovování cílů projektu
  • podpora sladění úhlů pohledu
    zainteresovaných stran
  • využití při plánování, sledování průběhu realizace projektu, příp. posouzení změn a pro vyhodnocení projektu
  • komunikační prostředek
• principy
  • systémový přístup- uvažování ve vzájemných souvislostech
  • základní parametry projektu vzájemně logicky provázány
    • zpětná vazba- provázanost skrz naskrz, aby logický rámec dával smysl
  • potřeba měřitelnosti výsledků (měřitelnost a ověřitelnost)
  • zpracování týmem zástupců zainteresovaných stran
• nároky na zpracování
  • nejde o maximalistickou přesnost
  • dohoda zainteresovaných stran- co, proč a jakým způsobem má být realizováno, jaký je časový a finanční rámec, jaká jsou rizika a předpoklady
  • dohoda na kritériích úspěchu projektu a jeho jednotlivých etap, stejně jako na definovaném způsobu jejich ověření
• matice logického rámce
  • postup vyplňování -> viz moje foto (5.krok- kontrola souvislosti)

 

Sestavení logického rámce

• stanovení cíle projektu
• určení konkrétních výstupů pro dosažení cíle
• stanovení klíčových (skupin) činností pro dosažení každého výstupu
• stanovení záměru
• ověření dodržení vertikální logiky: test jestliže -> pak
• stanovení požadovaných předpokladů na každé úrovni
• stanovení objektivně ověřitelných ukazatelů na úrovni: cíle, výstupů, záměru, činností
• stanovení prostředků a způsobu ověření
• určení nákladů na realizaci činností (rozpočet na zdroje)
• přehodnocení návrhu projektu z hlediska zkušenosti s podobnými projekty

 

Zainteresované strany, rozsah a výstupy projektu

• ^Azjištění požadavků ð ^Burčení rozsahu projektu ð ^Cvytvoření WBS
• ^APožadavky na projekt a produkt
  •  zdroj
    • ZLP
    • soupis (registr) stakeholderů
  •  použití
    • rozsah projektu (scape statenemt)
    • WBS
    • plán PM

 

Typy požadavků na projekt a produkt

• potřeby a očekávání sponzora, zákazníka a dalších SH na produkt i projekt
  • podnikatelské potřeby a strategické cíle
  • konkrétní obchodní cíle
  • požadavky zákazníka na výstupy projektu (dodávky)
  • technické a funkční požadavky
  • požadavky na kvalitu
  • požadavky na výkon
  • bezpečnostní požadavky
  • legislativní požadavky
  • požadavky na výcvik a školení personálu
  • požadavky na servis a údržbu
  • interní a externí požadavky, omezení projektu

 

Metody sběru požadavků

• dotazování
• cílové skupiny
• řízené workshopy
• skupinová tvořivost a rozhodovací techniky
• dotazníky a průzkumy
• pozorování
• prototypy
• benchmarking

 

Zainteresované strany- stakeholders

• aktivně zapojeny do projektu
• jejich zájmy mohou být ovlivněny realizací nebo výsledkem projektu
• mohou ovlivnit průběh projektu nebo jeho výsledky
  • zájmové skupiny
  • dotčené strany

• členění
  • interní/externí
  • pozitivní/negativní/neutrální vliv
  • přímý/nepřímý vliv
  • primární/sekundární vliv
  • podle míry vlivu
• příklady
  • externí: zadavatel, realizátor, zákazníci, dodavatelé a subdodavatelé, sponzoři, akcionáři, místní orgány
  • interní: zaměstnanci zapojení i nezapojení do projektu, členové projektového týmu, projektový manažer

 

Analýza zainteresovaných stran

• účel
  • vliv na projekt
  • konflikty zájmů
  • strategie řešení
• postup
  • zainteresované strany
  • role, zájmy, vliv, …
  • pořadí důležitosti jejich zájmů ve vztahu k projektu
  • spolupráce/střet zájmů mezi stakeholdery
  • analýza
  • možnosti (strategie) řešení
  • zapracování do projektu

 

Matice stakeholderů a požadavků

• dosažení jednotného řešení- diskuze
  • klient má největší sílu- ví, co chce z projektu získat

 

Prioritizace požadavků

• účel
  • kompromis- požadavky X možnosti
  • v úvahu: vztahy mezi požadavky, dopady požadavků, předpoklady a omezení
• metody
  • metody bodového hodnocení
  • metoda MoSCoW- v rámci agilního projektové řízení
    • pomůcka: Must, Should, Could, Would
  • metoda PVN (J. Caha)
    • P- podmíněné požadavky, V- vylučování požadavků, N- nezávislé požadavky
  • vztah náklady a hodnota (cost-value)- graf
  • …
• důležité, kdo prioritu určuje- ideální když se všichni SH sjednotí

 

Faktory volby prioritizace požadavků

• zákazníci
  • důležitost pro zákazníka
  • důležitost pro uživatele
  • smlouva se zákazníkem
• business
  • finanční přínos pro organizaci
  • důležitost zdroje pro organizaci
  • konkurenti PRIORITA POŽADAVKU
  • předpisy
• implementace
  • logický soubor požadavků
  • logické pořadí požadavků
  • náklady na implementaci
  • náklady, není-li splněno
  • dostupné zdroje

 

Konflikty v požadavcích

• ne všechny požadavky srovnatelné (např. základní funkce vs. vylepšení pro zákazníka)
• požadavky nemohou být nezávislé (nelze vybrat mezi X a Y, jsou li na sobě vzájemně závislé)
• zainteresované strany nemusí být konzistentní (například pokud X>Y, Y>Z, pak asi X>Z?)
• SHs nemusí souhlasit (různé hodnoty a náklady pro různé typy zúčastněných stran)
  • vyjednávání
  • soutěžení
  • mimosoudní a soudní řešení
  • náhodný výběr

 

Nástroje analýzy/řízení SH

• analýzy
  • register stakeholderů (informace, role a kategorie, požadavky)
  • matice analýzy stakeholderů
• strategie
  • řízení stakeholderů
• techniky
  • soupisy, tabulky, matice, koláče (circle)

 

Techniky řízení SH

¹Registr SH (tabulka)

• obsahuje:
  • stakeholder- jméno, pozice v organizaci, role v projektu, kontaktní info (vhodné očíslovat)
  • požadavek/cíl- potřeby a přání
  • vliv na projekt- pozitivní, neutrální, negativní (=zájem)
  • míra dopadu- malá, střední, velká (=síla)
  • kategorie stakeholdera A, B, C (=přítel/nepřítel)
  • akceptační kritéria- na základě čeho přijme SH projekt (smlouva)
  • odpovědná osoba
• různé varianty

 

²Matice strategie řízení stakeholderů

• o něj se starám nejvíce
• 5- nejméně důležitý
• 7- má velký vliv, je třeba
  ho uspokojovat, co to půjde
• potřeba sledovat, jestli se některý
  SH neposunul

 

³Strategie řízení stakeholderů (tabulka)

• obsahuje
  • stakeholder- jméno, pozice v organizaci, role v projektu, kontaktní info (vhodné očíslovat)
  • vliv na projekt- pozitivní, neutrální, negativní (=zájem)
  • míra dopadu- malá, střední, velká (=síla)
  • kategorie stakeholdera A, B, C (=přítel/nepřítel)
  • strategie- maximalizovat pozitivní a minimalizovat negativní vliv
  • odpovědná osoba
• sensitivní informace
• plán řízení komunikace

 

Sledování požadavků

• Requirements traceability matrix (RTM)
  • požadavky projektu spojeny
    s požadavky původce
  • možnost sledovat plnění

 

Rozsah projektu- účel

• Project Scope (Baseline, Management)
  • předmět plnění a hranice projektu
    • přesná definice stavu (množství vlastností, znaků), který má být projektem dosažen (bez zmínky o cestě, kterou jeho dosažení)
    • zajištění všeho potřebného k úspěšnému dokončení projektu
      -> „Co budeme mít vytvořeného na konci projektu?“
  • vymezení hranic projektu- určení, co je a co není součástí projektu (důležité pro případné vyjednávání se zákazníkem)
  • nezbytnost vyjasnit pro všechny SH, CO má být vytvořeno k naplnění cílů projektu, a zachovat ji po celý životní cyklus projektu
  • nástroj pro maximalizaci míry porozumění všech SH
    • větší míra porozumění-> menší následné rozčarování
  • klíčový dokument pro další dokumenty a pro úspěch projektu
• změna rozsahu- velmi náročné- musí se začít odznovu

 

Rozsah projektu- definice

• Souhrn všech dodávaných výstupů, které musí být vytvořeny, aby produkt nebo služba projektem realizovaná byla dodána se všemi specifikovanými vlastnostmi a funkcemi. (IPMA/SPŘ-ICB)
• Souhrn výrobků, služeb a výsledků, které mají být uskutečněny jako projekt. (PMI-PMBOK)
• Souhrn produktů a rozsah jejich požadavků. (OGC-PRINCE2)
• jak poznat?
  • zadání; SH; potřeby, preference, zájmy

• Project Scope Statement- specifikace/prohlášení o rozsahu projektu (viz tabulka)
  • nutnost odsouhlasení se zadavatelem a dalšími SH- podepisuje se
    (se ZL projektu nejdůležitější)

 

Řízení rozsahu projektu

• při monitoringu a kontrole projektu
  • verifikace rozsahu
  • kontrola rozsahu
    (odchylka vs. změna)
• Scope creep
  • nepřetržitý růst rozsahu
  • nekontrolovatelné změny
• průběžné revize a akceptace rozsahu projektu (požadavky na změnu/Change Request)

 

WBS- Work Breakdown Structure

• logická struktura projektu
• hierarchická dekompozice projektu k dosažení cílů projektu
• rozklad s ohledem na předmět plnění
  (deliverable-oriented), ne činnosti
  • nezapomenout na důležité
  • pojistka vylučující zbytečné výstupy
• nástroj, jak řídit rozsah projektu
• nástroj pro plánování a řízení času, nákladů, zdrojů, změn a rizik
• obecná použitelnost- různá velikost projektů, složitost, odvětví
• vytváří projektový tým
• není určením, co máme dělat, není to seznam činností, ale co máme dodat (výstupy, dodávky), není časovým plánem, organizační strukturou

 

Definice (IPMA/SPŘ-ICB)

• hierarchický rozklad cíle projektu na jednotlivé dodávané výsledky a dále postupně na jednotlivé produkty a podprodukty až na úroveň jednotlivých pracovních balíků, které musí být v průběhu realizace projektu vytvořeny
• definuje 100 % celkového věcného rozsahu projektu
• nezapomenout na dodávku PM
• každá následná úroveň reprezentuje podrobnější definici produktů projektu
• některé metodiky překládají a popisují tento termín nesprávně jako hierarchický rozpad činností/prací

 

Úrovně

• pravidlo 100 %
• dodávky/výstupy by měly být rozloženy do úrovně, kde je možné učinit adekvátní odhady dob trvání a nákladů
• dodávky/výstupy by měly být rozloženy na úroveň, kde mohou být akceptační kritéria snadno přiřazena, kontrolována a měřena
• neexistuje limit počtu úrovní-> složitost projektu, potřeba projektu
  • úroveň 1- projekt
  • úroveň 2- subprojekt, hl. výstupy
  • úroveň 3- výstupy
  • nejnižší úroveň- balík práce (WP)
• WBS element = WBS komponent + atributy
• (PM dekompozice viz 33. slide)

 

Balík práce (work package, WP)

• pracovní jednotka, kterou lze plánovat, monitorovat, stanovit na ni náklady a kontrolovat
• má vazbu na nákladový účet a odpovědnou osobu
  • práce je dokončena
  • lze přiřadit odpovědnost
  • lze určit/jsou spotřebovány zdroje a náklady
    • práce – odpovědnost – zdroje – náklady
  • kde se nachází ve struktuře WBS?
  • do jaké podrobnosti?
    • ne moc detailně
    • pravidla
      • cca 200-300 h. a 2 tdtrvání
      • cca 80 h. a < 2-4 td
      • pravidlo 8/80
    • WP jsou měřitelné (míry, normy, požadavky)

 

Typy struktur WBS

• podle produktu- hmotné výstupy
• podle procesu- výstupy dle pracovního toku (workflow)
• podle fází- výstupy dle etap projektu
• podle zdrojů- podle typu zdroje
• podle PM procesních skupin- PMI

 

• co vybrat?
  • přirozeně podle typu projektu
  • co bude nejlépe vyhovovat (snadné řízení a monitorování průběhu projektu)

 

Formy (příklady viz prezentace)

• číslovaný soupis
• tabulka
• stromový diagram
  • shora dolů/zleva doprava
• myšlenková mapa

 

Směr sestavení

• analogicky
• shora dolů (top-down)
• zdola nahoru (down-top)

 

Postup sestavení

• revize účelu/zaměření a cílů projektu
• seznam hlavních výstupů (deliverables)
  • části produktu, další výstupy, seskupení prací, které budou logicky řízeny společně
• rozdělení výstupů (deliverables) na menší části
  • až do úrovně skupin prací (WP)
  • přímá odpovědnost jedné nebo skupiny osob
• výběr typu struktury WBS- přehlednost
• záznam návaznosti- hlavní výstup a WP
• revize správnosti
  • každý WP- min. 1 cíl
  • každý cíl- min. 1 WP
  • všechny WP- odpovědnost a zdroj/e

 

Ověření správnosti dekompozice

• jsou položky na nejnižší úrovni nezbytné a dostatečné pro dokončení nadřazené položky?
  • pokud ne, musí být dílčí prvky upraveny- doplněny, zrušeny, předefinovány
• je každá položka úplně a jasně definována?
  • pokud ne, musí být revidována, rozšířena
• může být každá položka (na nejnižší úrovni) řádně naplánována, rozpočtována, přidělena konkrétnímu zdroji, který převezme odpovědnost za vyhovující dokončení?
  • pokud ne, je třeba provést revizi

 

K čemu WBS slouží

• návaznost na cíle projektu
• nástroj strukturování projektu
• nástroj pro komunikaci uvnitř týmu
• jak práce bude plánována
• řízena a kontrolována
• požadavky na odpovědnost, zdroje, finance
• kdo ji zpracovává?

 

Slovník WBS

• detailní popis informací pro komponentu (uzel)

 

Plánování projektu, časový plán

Plán projektu- věcná struktura

• plán časový
• plán lidských zdrojů
• plán nákupu a subdodávek
• plán kvality
• plán rizik
• plán komunikace
• plán dokumentace
• plán nákladů a rozpočet

Přiřazení odpovědnosti

• účel- kdo dělá co
  • poskytuje informace o tom, kdo zpracovává, kdo posuzuje, řeší, schvaluje, …
• nástroje- RAM, RACI
• matice odpovědnosti RAM (Responsibility Assignment Matrix)
  • nejsou zde stakeholdeři, ale členové týmu
    • kdo řídí, rozhoduje, provádí, poskytuje data, spolupracuje, konzultuje, …
  • jiné rozdělení než v zakládací listině týmu
  • role podle toho, co daný člen provádí při realizaci projektu
  • dobré vytvořit slovník- abychom věděli přesně, co kdo dělá
  • pracovní balíky podle WBS
• RACI
  • responsible- pověřený k práci
  • accountable (větší zodpovědnost)- dělá finální rozhodnutí
  • consulted (kontrola)- konzultuje před rozhodnutím nebo činností
  • informed- musí být informován o proběhlé činnosti či rozhodnutí

 

Další témata najdete na konci úvodního materiálu

• https://bezvavejska.cz/projektovy-management-vs/