Otázka: Účetní doklady
Předmět: Ekonomie, Účetnictví
Přidal(a): Aneta
V souladu se zákonem o účetnictví jsou účetní jednotky povinny vést účetnictví průkazně a účetní doklady patří k základním a nejdůležitějším nástrojům průkaznosti účetnictví.
Význam a druhy účetních dokladů
- Zákon o účetnictví ukládá povinnost účtovat na základě účetních dokladů.
- Tyto doklady musí obsahovat předepsané náležitosti.
- Účetnictví vedené na podkladě pravdivých a přesných dokladů zaznamenává průběh hospodářské činnosti v souladu se skutečností. Každá hospodářská operace, která má být zaznamenána v účetnictví, musí být doložena účetním dokladem. Účetní doklad je originální písemnost, která potvrzuje uskutečnění hospodářské operace.
Členění účetních dokladů
Podle druhů
a) Faktura vystavená
- představuje vyúčtování zákazníkovi za provedené dodávky zboží, výrobků nebo služeb, na základě kterého vzniká účetní jednotce pohledávka vůči odběrateli (tj. nárok na zaplacení).
b) Faktura přijatá
- je vyúčtování od dodavatele (například za nákup materiálu, zboží, služeb), na základě kterého vzniká účetní jednotce dluh vůči dodavateli (tj. povinnost zaplatit dlužnou částku)
c) Příjmový pokladní doklad
- prokazuje příjem hotových peněz do pokladny, například příjem peněz v hotovosti za prodej zboží.
- V případě, že přijímáme hotovost od zákazníka, vystavuje se doklad dvakrát – originál se předává zákazníkovi a kopii si ponecháme.
d) Výdajový pokladní doklad
- prokazuje výdaj hotových peněz z pokladny, například za nákup kancelářských potřeb, zaplacení poštovného apod. Průkaznost zajišťují
přílohy, například paragony z obchodu, stvrzenky o zaplacení, ústřižky poštovních poukázek
e) Bankovní výpis
- zasílá banka a informuje nás o stavu a pohybu peněz na bankovním účtu.
- Bankovní výpis může mít písemnou či elektronickou podobu.
f) Vnitřní účetní doklady (interní doklady)
- slouží pro zaúčtování hospodářských operaci uvnitř firmy.
Mezi nejčastěji používané patří:
- příjemka, která se vystavuje při příjmu materiálu nebo zboží na sklad
- výdejka, která se vystavuje při výdeji zboží nebo materiálu ze skladu
- zúčtovací a výplatní listina zaznamenává dluhy podniku vyplývající z mezd, tzn. vůči zaměstnancům, finančnímu úřadu, zdravotním pojišťovnám, správě sociálního zabezpečení apod.; slouží k zaúčtování vypočtených a přiznaných mezd (není to tedy doklad o výplatě mzdy)
Podle počtu zaznamenaných hospodářských operací
a) Jednotlivé účetní doklady
- dokumentují jednu hospodářskou operaci, například faktura případ vědné za nákup zboží, výdejka materiálu.
Sběrné účetní doklady
- shrnují více jednotlivých účetních dokladů zachycujících stejnorodé hospodářské operace do nového dokladu, aby mohly být zaúčtovány jedním zápisem.
- Do sběrného účetního dokladu Ize shrnovat údaje jednotlivých dokladů za určité období (týden, měsíc).
- Může se jednat například o sběrnou výdejku, která bude vyhotovena na základě jednotlivých výdejek a bude obsahovat spotřebu materiálu za jeden měsíc
Náležitosti účetních dokladů
- Účetní doklady musí prokazovat jednoznačnost, pravdivost a správnost hospodářských operací, které jsou v nich popsány a zdokumentovány.
musí obsahovat tyto náležitosti:
označení účetního dokladu
- veškeré doklady musí být označeny způsobem zabezpečujícím vazbu mezi jednotlivými doklady a zápisy v účetních knihách
- Účetní doklady se postupně číslují
- buď v jedné číselné řadě (1, 2, …. n)
- nebo v několika číselných řadách (například FAP/1, FAP/2, …, FAV/1,
FAV/2…., b/1,b/2. …., PPD/1, PPD/2…, VPD/1, VPD/2…, apod.)
popis obsahu účetního případu a označení jeho účastníků
- z popisu účetního případu by mělo Účetní doklady být jednoznačné, co je jeho obsahem (například nákup materiálu, poskytnutí poradenských služeb apod.)
- u označení účastníků se jedná o identifikaci subjektu, který doklad vystavuje a subjektu, který je příjemcem dokladu (například dodavatele a odběratele)
peněžní částku nebo údaje o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství
- například 1 500 Kč nebo 15 ks zboží po 100 Kč
datum vyhotovení účetního dokladu
- jedná se o datum, kdy účetní doklad je fyzicky vytvořen, může být shodný s datem uskutečnění účetního případu
datum uskutečnění účetního případu (není-li shodné s datem vyhotovení účetního dokladu)
- jedná se například o den, ve kterém dojde ke splnění dodávky zboží nebo zaplacení dluhu
podpis osoby odpovědné za účetní případ
- garantuje věcnou správnost účetního případu (například u pokladního dokladu to bude podpis pokladníka)
podpis osoby odpovědné za jeho zaúčtování
Vyhotovování účetních dokladů
- Účetní doklady se mají vyhotovovat bez zbytečného odkladu, tzn. co nejdříve po zjištění skutečností, které se jimi ověřují.
- Účetní doklady musí být čitelné, nesmí se v nich vymazávat a dodatečně přepisovat.
- Musí být zapsány prostředkem zabezpečujícím trvalost záznamu.
Opravy chyb v účetních dokladech
- Pokud je na účetním dokladu chybný zápis, musí se chyba opravit předepsaným způsobem.
- Opravy chyb v účetních dokladech nesmějí vést k neprůkaznosti v účetnictví
Opravu lze provést zejména těmito způsoby:
a) bezdokladovým způsobem
chybný údaj (částka, text) se přeškrtne tak, aby původní zápis zůstal čitelný, zapíše se správný údaj a připojí se datum provedení opravy a podpis osoby, která byla oprávněná opravu provést
b) dokladovým způsobem
- k chybnému (původnímu) dokladu se vystaví nový opravný účetní doklad (na obou dokladech se uvedou vzájemné odkazy)
Oběh účetních dokladů
- Oběhem účetních dokladů se rozumí proces od jeho vystavení nebo obdržení až po jeho archivaci.
- Tento proces neprobíhá ve všech účetních jednotkách stejně, záleží na jejich struktuře
- U větších firem se vytváří pro tento účel vnitropodniková směrnice.
Oběh účetních dokladů zahrnuje zejména tyto fáze:
a) třídění dokladů a jejich číslování
- rozdělení dokladů podle data, příp. i jejich druhu (bankovní výpisy, faktury přijaté, faktury vystavené, pokladní doklady)
- označení pořadovým číslem příslušné dokladové řady
b) přezkoušení správnosti
- provádí se z hlediska věcného (ověřuje se, zda údaje na dokladu odpovídají například skutečně dodanému množství, zda byly účtovány smluvní ceny apod.)
- z hlediska formálního (kontroluje se zejména úplnost náležitostí účetního dokladu)
c) schválení a zaúčtování dokladů
- předtím, než bude doklad zaúčtován, by měl být schválen odpovědnou osobou
- U menších účetních jednotek schvaluje doklady zpravidla jednatel společnosti
- u větších firem upravuje schvalování dokladů vnitřní směrnice
- Po schválení může být doklad zaúčtován
- V praxí se většinou na účetní doklad doplní informace o účtovacím předpisu (předkontace) – na jaké účty bude konkrétní doklad zaúčtován.
d) úschova dokladů (založení do pořadačů)
- vzhledem k tomu, že účetní doklady jsou důležitým nástrojem průkaznosti účetnictví, musí být uschovány, aby je bylo možné použít při případné kontrole a při obhajování případných nesrovnalostí
- Doklady se po zaúčtování zakládají do pořadačů (šanonů), a to zpravidla v členění podle druhu dokladu
- jsou samostatně založeny například faktury přijaté, faktury vydané, bankovní výpisy, pokladní doklady, vnitřní účetní doklady.
- účetní doklady se musí uschovávat minimálně po dobu 5 let od konce účetního období, kterého se týkají.
- Výjimkou jsou však např. mzdové doklady, které se musí uschovávat 30 let.
- Pokud jsou účetní doklady zároveň daňovými doklady, potom podle zákona o DPH je pro úschovu daňových dokladů desetiletá lhůta od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.
